Как организовать работу коллектива: Как организовать работу коллектива — контроль исполнения поручений, система управления бизнесом IPI.Manager

Содержание

Как организовать работу коллектива — контроль исполнения поручений, система управления бизнесом IPI.Manager

Сформулировать задачу, назначить исполнителей и ответственного, проконтролировать выполнение – так можно кратко сформулировать
задачу любого руководителя. Это справедливо для организаций любых размеров, начиная от небольшой частной фирмы, заканчивая огромной
трансконтинентальной корпорацией. Более того, даже когда речь идет о работе одного человека, то он действует точно по такому же
принципу: обозначает задачу, назначает себя исполнителем и сам контролирует процесс решения этой задачи.

Залог успешной работы команды в ее организованности. Когда дело касается небольшой группы людей и не особо сложных задач, то телефон,
записная книжка и электронная почта – достаточные инструменты для слаженной работы. Но вот организация растет, задачи становятся
сложнее и глобальнее, количество людей, вовлеченных в процесс работы над проектами, растет и в один прекрасный момент становиться
понятно, что «рабочий беспорядок» превращается в хаос и требуется некоторая автоматизация бизнес-процессов, внедрение продуманной системы управления.

Телефон – хорошо, но телефонные звонки забываются. Ежедневник – отлично, но его записи доступны только его владельцу. Доска,
на которой записывается все, что имеет отношение к проекту – выручает, но не позволяет охватить все задачи и все связи внутри
команды. Решение проблемы напрашивается само. Необходима единая система для управления задачами. Некий программный продукт,
который бы мог стать исчерпывающим инструментом для управления бизнесом.

Такое программное обеспечение существует. Увы, в нашей стране оно пока еще не получило широкой популярности, но крупные
компании уже достаточно давно используют программные решения для организации работы отдельных подразделений или всей компании.
Доступ к системе осуществляется с рабочих мест сотрудников или через сеть интернет. Всё, что имеет отношение к работе, так или
иначе, отображается в программе.

Проще всего понять, как это работает, на каком-нибудь наглядном примере. Допустим, в компанию поступила задача разработать
сайт. Ответственный менеджер входит в систему управления задачами и создает новый проект. В проекте указывается необходимая
информация, техническое задание, требования заказчика, контактные данные клиента и т.д. Менеджер отдает распоряжения дизайнеру
и программисту, с указанием сроков выполнения. Если работает группа программистов, то один из них назначается ответственным.
Тут же могут происходить обсуждение отдельных вопросов, связанных с проектом, крупные задачи дробиться на мелкие,
вноситься корректировки. Система контроля исполнения
позволяет в каждый отдельно взятый момент времени отслеживать ход выполнения заданий, вести жесткий контроль сроков исполнения
поручений.

Привычка вести все проекты в электронном виде – это залог слаженной и грамотной работы команды. Система управления бизнес-процессами
избавляет от необходимости выяснять кто ответственный, к какому сроку нужно закончить проект, кто из сотрудников отвечает за
ту или иную часть работы. Результат внедрения системы управления – соблюдение сроков, высокий уровень ответственности работников,
довольные клиенты и, как результат всего этого, рост прибыли компании.

Посмотрите примеры использования из практики

 

Страница не найдена — rubizinvest.com



Производство










Содержание1 Производство поддонов как бизнес: рентабельность, отзывы1.1 Регистрация1.2 Поиск подходящего помещения1.3 Закупаем сырье1.4 Покупаем





Бизнес










Содержание1 Оригинальный бизнес — производство парафиновых свечей: от домашнего к мини заводу1. 1 Производство свечей





Бизнес










Содержание1 Переработка пластиковых бутылок как бизнес. Оборудование для переработки пластиковых бутылок1.1 Преимущества1.2 Недостатки1.3 Востребованность





Бизнес










Содержание1 Частная баня: проект и строительство банного комплекса1. 1 Как организовать банный бизнес1.2 Документы для





Бизнес










Содержание1 Производство саморезов: технология, оборудование1.1 Регистрация1.2 Плюсы предприятия1.3 Помещение1.4 Требования к производственному помещению:1.5 Технология





Интернет










Содержание1 Как заработать биткоины без вложений: простые и надежные способы1. 1 Основные способы заработка биткоинов



Страница не найдена — rubizinvest.com



Магазин










Содержание1 Как увеличить продажи в розничном магазине1.1 2. Отвлеките и смутите покупателей1.2 3. Создайте программу лояльности1.3





Интернет










Содержание1 Совместные покупки — как организовать и сколько можно заработать?1. 1 Организатор совместных покупок –





Домашний бизнес










Содержание1 Разведение индоуток в домашних условиях. Советы для начинающих1.1 С чего все начиналось? наши





ООО










Содержание1 Этапы ликвидация ООО по инициативе налоговой1. 1 Что такое принудительная ликвидация ООО1.2 Этапы принудительной





Бизнес










Содержание1 Бизнес-план мебельного магазина1.1 Маркетинговый план1.2 Описание продукции1.3 Производственный план1.4 Какой код ОКВЭД указать1.5





Работа










Содержание1 Аттестация персонала1. 1 Категории сотрудников, для которых аттестация обязательна 1.2 Как составить положение об



Страница не найдена — rubizinvest.com



Юрлицам










Содержание1 Проверить организацию на ликвидацию — по ИНН, фирму, предприятие, ООО1.1 Общие положения1.2 Что





Магазин










Содержание1 Как пользоваться кассовым аппаратом: пошаговая инструкция1. 1 Принципы работы в зависимости от вида1.2 Эксплуатация1.3





Бизнес










Содержание1 Готовый бизнес-план магазина одежды с расчетами: образец — бесплатно1.1 Резюме1.2 Регистрация1.3 Прочие необходимые





Магазин










Содержание1 Как поднять продажи в магазине одежды: лучшие способы1. 1 Выбор целей аудитории1.2 Продвижение в





Магазин










Содержание1 Бизнес идея: магазин хозяйственных товаров1.1 Затраты и прибыль1.2 Первоначальные расходы:1.3 Текущие расходы в





Организациям










Содержание1 Индивидуальный предприниматель – это юридическое или физическое лицо?1. 1 Ип – это физическое или



Как руководителю успешно организовать работу сотрудников по должностным инструкциям?

Автор: Тимур Гагин

Сделать это можно двумя способами. Первый — быстрый, надежный, эффективный, но мало кем используемый. Второй — долгий, нудный, но его предпочитает большинство руководителей.

Первый способ начинается с очень простого шага — уволить всех сотрудников. Кроме, разве что, сторожей и уборщиц.

Однако, как правило, большинство хозяев выбирает второй вариант — без увольнения. Такой подход более традиционный. Но будьте готовы к тому, что сотрудники не будут поддерживать меры, направленные на усиление их же эксплуатации. Да и вообще никакие перемены поддерживать не будут.

Один из законов систем гласит, что управляемость и стабильность — это противоположные вещи. Стабильная система неуправляема. Управляемая система нестабильна. Стабильная — поглощает управляющее воздействие как любой дестабилизирующий момент.
Дестабилизировать коллектив можно, напугав его тем, что все разваливается, фирма закроется, всех уволят, что будут потеряны заказы — все, что угодно. Главное, чтобы люди поняли главное: дальше не будет, как раньше. Слухи надо распространять за неделю-полторы (в зависимости от размера организации), с тем, чтобы судорога прокатилась по конторе. Если мы не хотим, чтобы коллектив разбежался, держим слух не дольше полутора недель, иначе они начинают расхолаживаться, подыскивать другое место работы и опять становятся неуправляемыми.

Далее надо подтвердить официально: действительно, кошмар надвигается. И примерно через денек-другой сообщить, что руководство будет принимать меры. Люди уже готовы к этому, что кто-то скажет: «Мы что-то поменяем, чтобы нам спастись!»

После этого, надо собрать миддл-менеджмент и раздать им их собственные должностные инструкции и инструкции их отделов. И предупредить: «Завтра по ним будет экзамен! Что это значит? Вам будут заданы вопросы — что и как делать в той или иной ситуации. Вы отвечаете, как будет правильно не по вашему мнению, а как должно быть по инструкциям».

После чего назавтра вы всех собираете. Те, кто выдвигает возражения и предлагает отсебятину, попадают в черный список на увольнение.

Увольнения так или иначе начнутся. К этому надо быть готовым и запускать машину на отбор новых кадров еще до появления слухов о кошмаре. Это даже хорошо, если вы кого-то из сотрудников уволите. Другие поймут — надо быть поосторожнее и поисполнительнее.

В коллективе обычно проходит три стадии сопротивления. Первая: «Зачем это надо, мы и так справляемся»». Вторая: «Все равно так не будет работать, давайте по-старому!» Третья: «Похоже, наш начальник не отступит, поэтому ладно уж, давайте работать по-новому».
Наша задача, задача руководителя, в это время — настойчиво требовать от подчиненных исполнения инструкций и не принимать никаких отговорок. Чем упрямей ведет себя руководитель, тем быстрее наступает третья стадия.

И тогда складывается ситуация: шеф — тиран и деспот, но сотрудники о нем говорят — мужик! Суровый, но дисциплинированный и строгий!
… Когда миддл-менеджмент, как кажется, усвоил, что руководитель все-таки намерен руководить, мы проводим «репетиции». В свободное от работы время менеджеры раздают инструкции и проводят экзамен по ним в своих подразделениях. Руководитель все это контролирует.

Обычно требуется 3–4 прогона для того, чтобы люди приняли инструкции как само собой разумеющуюся закономерность и усвоили, кто, когда и что делает. После устраиваем экзамен.

Таким образом, мы достигаем двух целей. Во-первых, мы заставляем сотрудников ознакомиться с инструкцией. Во-вторых, они окончательно понимают: положение серьезное и по-прежнему уже не будет. После этого руководитель официально объявляет о введении должностных инструкций в действие. То есть со следующего дня все начинают работать так, «как написано».

От первого шага (напугать) до начала работы по новому процессу проходит около двух-трех недель. С этого момента рабочий процесс считается внедренным, и в рабочем режиме начинаются мероприятия по его поддержанию. И год спустя, и два за одни и те же нарушения к сотрудникам должны применяться одни и те же санкции. Это важно!

Как эффективно организовать работу штатных и внештатных сотрудников?

Генеральный директор вызывает руководителя департамента:

– Я тобой недоволен, ты плохо управляешь своими подчиненными.

– Почему?!

– У тебя вид замученный, а у них – довольный.

А должно быть наоборот!

Крайне важно эффективно организовать работу Вашей команды, использовать возможности и компетенции работников по максимуму, создав условия, в которых каждый сотрудник сможет проявить себя в лучшем свете. Как эффективно организовать работу штатных специалистов, и, что особенно сложно, но актуально на старте бизнеса, внештатных сотрудников. Как выстроить работу с сотрудниками на удалёнке и с теми, кто работает на условиях неполного рабочего дня?
Спросите любого венчурного капиталиста о том, что главное в начале работы предпринимателя, и он скажет: самое главное — собрать команду! При этом, чтобы привлечь перспективных или уже высококлассных специалистов нужно суметь создать каждому из них конкурентные, мотивирующие условия работы. Это не для зарождающегося бизнеса, на организацию таких условий нет бюджета? А он далеко не всегда нужен – важнее бюджет времени на выстраивание рабочего процесса и управленческая воля, помноженная на предпринимательскую гибкость.

Важны не только профессиональные навыки и опыт работы каждого нового члена команды. Не последнюю роль играет характер человека, а также его желание трудиться в развивающейся компании, готовность к финансовым рискам и нестабильности, которые присущи такой работе. А Вам необходимо защитить себя: подробно оговорите все условия работы с каждым сотрудником и составьте письменный договор/соглашение.

Глобально специфика работы с сотрудниками принципиально зависит от того, о каком виде оформления сотрудника идёт речь – штатном или внештатном. Подробнее об этом далее.

Работа со штатными сотрудниками

Чтобы понять, что значит быть руководителем штатных сотрудников, представьте, что Вы лишились рук. Но взамен рук у Вас есть несколько помощников, которые будут исполнять Ваши указания и просьбы. Ваша управленческая задача: выполнить работу, используя лишь потенциал своих помощников. В процессе руководства у Вас может периодически возникать желание вернуть себе руки, ведь Вы могли бы выполнить работу лучше своих подчиненных. Нужно научиться подавлять в себе это желание. Руки обратно не пришьешь. Поэтому важно стремиться к тому, чтобы накачать «мускулы» Ваших помощников, усилить понимание и взаимодействие между ними. Только так Вы сможете выполнять работу, масштаб которой превосходит возможности одного человека.

На старте развития бизнеса в штат стоит принимать тех и только тех сотрудников, с которыми Вы планируете выстраивать долгие рабочие отношения, кому доверяете всецело. Другой вариант (редко встречается) – если сотрудник обладает исключительной компетенцией, без которой Ваш бизнес практически недееспособен, а кроме как на штатное оформление данный специалист не согласен. Это касается как сотрудников, трудоустраиваемых Вами на полный рабочий день, так и на неполный.

Что касается чисто юридической стороны дела, то нюансы не только в том, что с процессом оформления человека в штат связана непростая процедура подготовки различных документов, но и в Вашем профессиональном и личном комфорте. Дело в том, что любые юридические проволочки в случае разногласий (а на старте они случаются не редко!) будут отнимать много сил и времени, а они сейчас Вам нужны как никогда.

Убедительные аргументы принять работника в штат:

  • Отлично зарекомендовал себя ранее (возможно, долгое время работая с Вами на внештатной основе), способен давать ощутимый результат
  • Владеет исключительной компетенцией в вашей сфере бизнеса
  • Делает много стратегически важной работы
  • Уже вложил много умений, сил, труда в Ваш бизнес-проект

Ознакомьтесь также с 6 элементарными рекомендациями по работе с людьми в бизнесе, которые Вы найдете разделе «Библиотека» здесь.

Необходимость должностной инструкции

Этот документ (или его аналог) является основополагающим во взаимоотношениях между работником и работодателем, тем более в ситуации оформления человека в штат. Ведь в должностной инструкции содержатся не только квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности, но трудовые права и обязанности сотрудника, а также его ответственность за те или иные действия.
Если должностной инструкции нет, то работодатель в отношениях ­с работником оказывается в проигрышном положении. Так, Вы скорее всего не сможете:

  • объективно оценить деятельность работника
  • распределить трудовые функции между всеми сотрудниками
  • временно перевести сотрудника на другую работу
  • грамотно выстроить отношения подчиненности между сотрудниками.

Кроме того, практически любое действие работодателя, которое вызовет негативную реакцию у работника, при отсутствии должностной инструкции может быть оспорено, причем успешно, в суде.

Обычно в должностной инструкции прописывают следующие данные: задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности и ответственность работника. Наиболее оптимальным будет совместная разработка инструкции специалистом, занимающимся кадровыми вопросами, с руководителем подразделения (на старте часто – он же владелец бизнеса), где работает сотрудник. С одной стороны, непосредственный руководитель не пропустит никаких важных положений, которые должны быть зафиксированы в должностной инструкции своего подчиненного, а с другой, специалист отдела кадров поможет остаться в законных рамках.

Как правило, должностная инструкция составляется в трех экземплярах – по одному для работника, работодателя и руководителя подразделения.
В соглашении должны упоминаться не только размер заработной платы и бонусов, условия работы новых сотрудников. Также необходимо оговорить право интеллектуальной собственности, неразглашение служебной тайны и многие другие вопросы. Обратитесь к юристу сразу же, как только зарегистрировали компанию. Это реальные деньги и реальные люди, так что лучше, чтобы всё было задокументировано. При этом крайне важно найти баланс: с одной стороны, Вы человека оцениваете, с другой – Вам необходимо не «засушить отношения» юридическим процедурами.

Контроль текучки кадров, которой не избежать

Общеизвестно, что частая смена персонала создает проблемы компаниям. Но в ряде случаев она неизбежна. Кто-то должен работать на не слишком престижных, не слишком перспективных позициях — там, где подолгу не задерживаются. Потери от текучки кадров можно снизить, но лишь в том случае, если взять ее под контроль.
Проблема нехватки персонала сильнее всего ощущается на начальных позициях и на начальном этапе становления компании. Обычно количество претендентов на начальные позиции, имеющих опыт работы не так велико, как может показаться. Персонал без опыта работы требует специального обучения. В этих условиях текучка кадров может стать настоящим бедствием: новые сотрудники покидают компанию, не успев отработать вложенные в них средства.

4 способа противодействия процессам частой смены персонала

1. Замотивировать морально и материально

Одна из причин частой смены персонала на начальных позициях — небольшие зарплаты. Именно поэтому система денежных поощрений может стать одним из самых действенных инструментов мотивации. Например, кадровая проблема существует среди операторов, наборщиков различной информации. Работа надо сказать не из легких, так как требует освоения непростых программных продуктов, знания документации и бизнес-процессов и постоянной концентрации внимания. Здесь нет большого функционального разнообразия, стартовые оклады новичков невысоки, а карьерный рост, как правило, ограничен. Сотрудники отдела в большинстве своем студенты и молодые специалисты, получив квалификацию или закончив вуз, часто увольняются, чтобы перейти на работу по специальности.

Есть несколько вариантов. Для начала нужно максимально заинтересовать операторов изучением документации по различным видам работ. Это сделает операторов более универсальными, разнообразить их работу. Они смогут выполнять работу на любом участке, поэтому уход одного из таких сотрудников удастся почти безболезненно пережить. А зарплату таким универсальным операторам можно значительно повысить – будет материальный стимул к развитию. Кроме того, на вакантные должности других направлений Вы можете пообещать рассматривать таких сотрудников в приоритетном порядке – это повысит карьерную составляющую мотивации.

2. Договориться с сотрудником на бумаге

Еще один способ контролировать текучку кадров — заключать с такими сотрудниками специальные соглашения. Например, со студентами можно подписать контракт, в котором прописывается их обязанность отработать в компании определенное время после обучения и стажировки. Они приобретают бесценный опыт, а Ваша компания — обученных и заинтересованных сотрудников. Эти временные и отчасти денежные вложения окупятся по сравнению с затратами на поиски, например, секретарей, текучка которых обычно очень высока, а постоянная смена – существенный удар по ежедневным внутренним потребностям компании.

3.Создать хорошую рабочую атмосферу

Еще один фактор, который может удержать сотрудника в компании, несмотря на невысокую заработную плату, — хороший психологический климат. Очень часто такие сотрудники, как, представители центра по поддержке клиентов, ощущают себя винтиками, выполняющими простую функцию. А между тем ощущение, что они делают важное дело и ценны для компании, имеет огромное значение для любого специалиста. Решить эти вопросы можно, например, устраивая регулярные завтраки, организовывая совместный досуг лучших сотрудников с одним из топов Вашей компании, с Вами лично в качестве поощрения.

4. Удерживать непосредственного руководителя

Также одним из важных факторов, формирующих психологический климат для конкретного сотрудника, является личность непосредственного руководителя. Представьте, сменилась команда, ушел непосредственный руководитель, и люди, почувствовав нестабильность или именно следом за руководителем, уходят. Поэтому долгосрочные отношения с руководителями подразделений – действенный способ избегания текучки линейных кадров.
Самое здесь важное – правильно и с умом сочетать перечисленные инструменты в конкретных условиях, на конкретной стадии развития Вашего бизнеса, с учетом возможностей Вашей организации.

Работа с сотрудниками на внештатной, удалённой основе

Исследование аналитической компании eMarketer под названием «Удаленная рабочая сила меняет мировой рынок труда» начинается словами: «Если Вы сомневаетесь, что удаленно работающие сотрудники начинают играть существенную роль на рынке труда, имейте в виду, что данный отчет написан в парижском кафе с беспроводным доступом к Интернету австралийским экспертом, работающим на американскую компанию, и был отправлен на утверждение менеджеру, который работает дома в Нью-Джерси».

Действительно, учитывая тенденции рынка труда, процессы информатизации и глобализации, а также потребности стартующего бизнеса, можно смело утверждать, что качественная работа с внештатными сотрудниками уже стала не менее важной составляющей бизнеса, чем работа со штатниками. Как именно выстроить эффективную работу с людьми на расстоянии, с которыми к тому же по условиям работы созданы либо устная договоренность, либо заключено соглашение типа агентского договора?

Решить эти проблемы существенно помогают различные онлайн-инструменты, например, социальные сети, позволяющие собрать вместе необходимых для работы над проектом специалистов, предварительно познакомив их друг с другом. Эффект совместной работы обязательно должен присутствовать и здесь. У коллег, которые не встречаются лично для обсуждения рабочих моментов, зачастую не возникает того взаимопонимания, которое присуще командам, работающим в одном офисе. А это немаловажное условие для создания благоприятной атмосферы внутри коллектива и высокой эффективности деятельности.

6 советов по организации эффективной работы «удалённых» сотрудников

Что делать, если у Вас есть с десяток отличных специалистов, работающих у Вас на фрилансе или не в офисе, а на так называемой «удаленке»? А что если нужные Вам сотрудники живут не в одном с Вами городе, а возможно в разных частях страны, или даже… мира? Не такая уж редкость, когда на одну компанию может работать, например, бухгалтер из Владивостока, сисадмин сайта из Киева, переводчик из Парижа, а юрист из Вильнюса. Как собрать этих людей воедино, дать им возможность коммуницировать друг с другом, не тратя гигантские средства на оплату связи и прочие сопутствующие процессы?

Часто ведь бывает, что характер обязанностей сотрудника позволяет ему работать вне офиса, при этом для него возможность работать из дома является серьезным мотивирующим фактором (из-за семейных обстоятельств, удаленного расположения жилья, нестандартного режима сна и т. п. )

Также важно учитывать специфику работы, при котором речь идет не о работе дома, а о работе в промежутках между встречами из переговорной на территории клиента или из кафе с wi-fi. Это актуально для тех, кто проводит много времени на выездных встречах, например, менеджеры по продажам. Такие сотрудники экономят много времени на том, что им не нужно между встречами возвращаться в офис для полноценной работы.

Для эффективной работы в таких случаях рекомендуем воспользоваться 6 дельными советами по организации эффективной работы «удалённых» сотрудников или целых «удаленных команд».

1. Инвестируйте средства (деньги, время) в онлайн-ресурс, где участники смогут поддерживать постоянную связь

Одна из основных проблем большинства «удаленных» сотрудников – невозможность из-за физической отдаленности познакомиться с другими участниками команды и узнать, какой вклад каждый их них вносит в проект.

Использование онлайн-инструментов, таких как социальные сети, объединяющие, например, студентов колледжей и университетов и позволяющих многое узнать друг о друге, в этом случае может действительно помочь.

При наличии достаточных средств, другим вариантом может служить создание сайта как целой контент-сервисной среды с предусмотренной интранет-зоной, поддерживающей внутренние бизнес-процессы компании и коммуникации между сотрудниками. Доступ к ресурсу должен быть 24 часа в сутки. Это поможет участникам Вашей команды, работающим удаленно и относительно независимо, время от времени отслеживать продвижение работы друг друга, решать текущие проблемы и понимать, что делают другие сотрудники. Выгоды этого подхода очевидны. На практике, мало кто им пользуется. Это может стать Вашим конкурентным преимуществом.

2. Найдите «коммуникаторов» и постарайтесь, чтобы они составили не менее 15% команды

«Коммуникаторы» — люди, которые в результате своих индивидуальных способностей, навыков или предыдущей работы имеют много связей с полезными людьми вне команды.

В компании Nokia, например, необходимость выполнения самых разнообразных задач подвигает сотрудников к расширению личных связей. В итоге каждый работник постоянно общается по крайней мере с 10 людьми за пределами своего подразделения.

Но будьте внимательны: наличие слишком большого числа «коммуникаторов» рискует дать команде переизбыток внешних связей, из-за чего она может потерять чувство идентичности и общности целей.

3. Разбейте работу над проектом на этапы таким образом, чтобы завершение одного из них чрезмерно не зависело от степени выполнения другого

Виртуальная команда за счет проживания ее участников в различных частях страны и даже света имеет потенциальное преимущество в виде круглосуточной работы над проектом. В той же Nokia участники команды из Хельсинки передают работу в конце дня своим американским коллегам.

При этом координирование работы с учетом разницы часовых поясов может превратиться в постоянную проблему. Многие команды увязают в том, что одним участникам приходиться ждать других, чтобы закончить задачу. Поэтому важно назначать такие задачи для участников команды, находящихся в разных частях планеты, которые позволят им продвигаться вперед в собственном темпе, не дожидаясь остальных.

4. Поощряйте частое общение участников команды, но не принуждайте к частым обязательным сборам

Участники успешных команд часто общаются друг с другом. При этом способ может быть самым разным: от программы типа ICQ до голосовой или электронный почты. Чтобы не засорять друг другу почту, в компании ВР установлены определенные правила: кто и какое письмо должен получить, кто стоит в копии и сколько времени положено на ответ.

Точно так же несколько простых правил могут быть применены к сборам команды. Чтобы собрать участников в нужный момент, порой требуются немалые усилия. Этого можно избежать, если в команде будет царить атмосфера доверия и доброжелательности, которая создается в том числе при постоянном «электронном» контакте участников.

5. Поручайте в основном те задачи, которые являются важными и стимулирующими

Поскольку деятельность удаленных сотрудников или целых команд часто не контролируется ежечасно, задачи, поставленные перед ними, должны их стимулировать и бросать им вызов, иначе есть риск распада удаленной команды под весом незаинтересованности в работе.

Осознание важности работы подвигает к увлеченному ее выполнению, предложению разных свежих идей. Примером тому могут служить результаты деятельности двух виртуальных команд: сотрудничество, которое привело к появлению онлайн-энциклопедии Wikipedia, и создание Linux, операционной системы с открытым исходным кодом.

6. При построении целой виртуальной команды ищите как можно больше добровольцев

Пример тех же Wikipedia и Linux показал, что виртуальные команды процветают, когда они состоят из добровольцев с ценными навыками, людей, которые своей готовностью присоединиться к команде уже доказали свою заинтересованность в проекте.

Кроме того, для сотрудников, в основном работающих в офисе, элементы удаленного или надомного труда могут оказаться чрезвычайно полезными при необходимости сосредоточиться над сложной задачей – например, во время работы над объемным документом. В обычной офисной суете, шуме, когда к сотруднику постоянно за чем-то обращаются, тем самым отвлекая его, выполнение такой задачи, требующее четырех-пяти часов чистого сосредоточенного времени, может растягиваться на многие дни и недели.

Также кризис показал, что при резко негативных рыночных событиях, существенном падении прибыли уменьшить или полностью заморозить работу внештатных сотрудников несоизмеримо проще, чем сократить соответствующее подразделение в компании. И аналогично, после выхода из кризиса восстановить деятельность таких сотрудников, особенно если с ними поддерживался контакт, гораздо проще, чем создать с нуля соответствующее подразделение.

Использование элементов удаленной работы, примененных правильно, позволяет снизить непроизводительные затраты времени отдельных сотрудников, а также необходимые офисные площади примерно на 30 процентов.
 
Внедрение Skype или аналогичных интернет-мессенджеров в работу

Вспомните: сколько времени Ваши ключевые сотрудники проводят в пробках? А сколько Вы сами и Ваши коллеги тратите времени и денег в командировках по стране? На сколько недель затягивается решение важных вопросов из-за невозможности собрать в одно время в одном месте ключевых людей, принимающих решение? При этом много ли Вы знаете людей, готовых провести эту встречу, например, по Skype? А ведь это одна из самых популярных в мире и простых программ для общения и решения бизнес-вопросов онлайн. Скачивается она бесплатно. Что также бесплатно позволяет делать Скайп:

  • Звонить бесплатно через Интернет другим скайп-пользователям. Общаться с ними Вашим голосом, либо Вашим голосом и видео
  • Видеть статус людей из контактного листа: «в сети», «нет на месте» и т.п.
  • Обмениваться сообщениями в чате, файлами
  • Главное его преимущество – очень широкое распространение во всем мире.

Стоит также заметить, что у Скайпа есть бесплатная функция в Интернете – бизнес-панель, которая позволяет видеть количество звонков корпоративных пользователей Скайпа, кто и куда звонил. Это очень удобно не только для контроля затрат на телефонную связь, но и, например, для управления интенсивностью работы отдела продаж, сотрудники которого активно звонят клиентам.
 
Риски внедрения онлайн-технологий в работе

Как и в усилении продаж, в управлении компанией онлайн-инструменты нужно внедрять аккуратно. Особенно в том, что касается работы сотрудников из дома или из других мест вне офиса (кафе и т. п.). Есть риск снижения эффективности – и не оттого, что сотрудники – лентяи. Даже самые мотивированные, вовлеченные в работу компании, работники – прежде всего люди. И как всем нам, им свойственно поддаваться искушениям.

 

Чтобы риски внедрения онлайн-инструментов в управлении были минимальны, а выгоды максимальны, нужно позаботиться о следующих моментах:

  • Выстроить управленческую и информационную инфраструктуру компании, дающих эффективный контроль использования рабочего времени и получения адекватных результатов
  • Жестко закрепить в корпоративном стандарте правильные сочетания оффлайна и онлайна в различных управленческих ситуациях в компании;
  • Вводить онлайн-инструменты постепенно, в определенной логической последовательности; браться за следующий инструмент, только убедившись и измерив эффективность предыдущего.

 
Как не расслабить сотрудников при удаленной работе

Вот несколько советов, которые помогут поддерживать рабочее настроение и хорошую интенсивность рабочего процесса:

  1. Регулярное проведение планерок. Когда сотрудника физически нет в офисе, этот принцип должен соблюдаться гораздо более жестко. Иногда стоит увеличить плотность информационного контакта с сотрудниками, например, прибегая к помощи дополнительных телефонных звонков. Так, иногда можно заранее назначить на 10.30 созвон с таким сотрудником по рабочему вопросу.
  2. Прозрачность времени, планов, задач сотрудников. Это требует серьезной работы с информационной инфраструктурой Вашей компании.
  3. Построение внятной связи мотивации сотрудника (не обязательно материальной) с его эффективностью. Когда Вы не рядом, становится труднее контролировать процесс, и значит, тем важнее контролировать результат.
  4. Выборочные контрольные мероприятия, такие как анализ интенсивности работы (например, фиксация количества исходящих звонков, которые делают менеджеры отдела продаж, офисной АТС и т.п.).

Только не переусердствуйте с данными методами, прибегайте к подобным способам контроля лишь изредка, для проверки.

10 способов организовать сверхпродуктивную работу сотрудников в офисе ИТ-компании

 
Работа с сотрудниками — это одна из самых важных частей в организации любой компании. Для компаний, которые занимаются разработкой и внедрением продуктов в сфере ИТ-технологий или веба, важно уметь грамотно нанимать персонал, мотивировать его и увольнять. Все это складывается в единую систему организации работы сотрудников. Здесь нужно быть немного психологом, чтобы уметь правильно разруливать все сложившиеся в коллективе ситуации, а также чтобы грамотно управлять персоналом.

 
Задачей менеджмента компании является мотивация сотрудников для достижения целей компании. Если у компании нет целей, то и у сотрудников их не будет. Для того, чтобы правильно организовать работу сотрудников, компании нужно руководствоваться некоторыми принципами, внедрять в управление различные методики, которые будут приносить свои плоды.
 
Итак, давайте рассмотрим 10 способов организовать в компании мотивированную и сильную команду, которая будет сверхпродуктивной и сможет зарабатывать для компании намного больше, чем средний показатель на рынке.
 
1. Понимание цели сотрудниками. Неопределенность не приносит ничего хорошего. Если человек не знает, куда ему нужно двигаться, он, скорее всего, будет стоять и думать, что же делать? Неопределенность в компании может погубить многие хорошие начинания. Если вы не вызываете доверия, как компания, у вас нет видения того, для чего вы все это делаете, то, скорее всего, сотрудники у вас задерживаться на долго не будут. Особенно перспективные. Поскольку они будут стремиться туда, где смогут расти. Рост и определение плана движения компании — вот что сотрудники должны четко понимать. Разработайте систему продвижения сотрудников по карьерной лестнице. Нанимая человека, не оставляйте его в неведении о том, что его ждет в плане зарплаты, обязанностей, возможностей и так далее. Также у вашей компании должна быть цель. Пусть сотрудники знают ее. Например, продать 100 единиц продукции в следующем месяце. Цели должны мотивировать. То есть, если в этом месяце мы продаем 98 единиц продукции, а в прошлом продали 96, то цель в 100 единиц вряд ли будет чем-то захватывающим. Поднимите планку до 120, а еще лучше до 150 единиц продукции. Вот тогда у вас будет над чем поработать!
 
2. Имея перед собой четкую цель, сотрудник всегда будет намного лучше выполнять свою работу. У компании помимо основных целей в виде достижения какого-то одного большого результата, должны быть еще цели-мотиваторы, которые бы стимулировали сотрудников достигать качественных промежуточных результатов. И вот эти промежуточные результаты стоит награждать, чтобы сотрудники лучше были мотивированы. Кроме этого, стоит визуализировать то, как вы хотите награждать сотрудников. Например, вы можете пообещать им при выполнении определенного плана продаж поездку по Европе или любые другие мотивирующие призы и подарки.
 
Главное в этом принципе — празднование побед при достижении промежуточных результатов. Создать мотивированную и успешную команду сотрудников в офисе можно, с успехом применяя этот принцип в своем бизнесе.
 
3. Используйте в своих проектах все, что узнали. Очень часто сотрудники и руководство компании сталкиваются с тем, что входящей информации очень много, а вот реального результата от ее потребления практически не видно. Вам стоит понимать, что вся та информация, которая к вам поступает, должна быть либо использована вами, либо не стоит тратить на нее время! Как часто многие люди тратят по половине рабочего дня на чтение почты, просмотры аккаунтов в соцсетях и так далее, при этом расходуется ценное рабочее время человека, а результативность работы снижается. Неспособность адекватно реагировать на информацию, не просматривать ту часть данных, которая вам не нужна, — одно из важных качество продуктивного сотрудника. А если вы уже решили, что все равно будете изучать часть информации, то делайте это так, чтобы любые данные можно было использовать для пользы компании. Иными словами — узнали что-то, так примените это на практике!
 
Лучше всего, конечно, избегать потоков информации настолько, насколько это возможно. Вы тратите много времени на почту и новости? У вас серьезные проблемы с продуктивностью. Во-первых, если ваша работа и так связана с компьютером и монитором, то ваша производительность с часами работы будет снижаться. Поскольку у вас низкая физическая активность, то вы будете делать меньше за тот же период времени. Так что лучше ограничьте время пребывания в соцсетях и время, которое вы тратите на письма. Старайтесь в рабочее время потреблять только ту информацию, которая может быть вам полезна. Используйте в своей деятельности все, что узнаете. Учите этому своих сотрудников.
 
4. Ограничьте количество информационных потоков. А также следите за качеством входящих данных. Это очень важно с точки зрения продуктивности. Во-первых, при потреблении только той информации, которая может быть вам полезна, вы волей-неволей будете повышать свои рабочие навыки и умения. Если исключить из ежедневного информационного меню всю шелуху типа новостей и статей не по теме, то можно не только повысить продуктивность работы сотрудников, но также значительно повысить их компетенции и образовательный уровень. Старайтесь также ограничивать количество информационных потоков. Так будете меньше соблазнов отвлекаться на деятельность, которая не относится к рабочей, а также читать и смотреть все то, что волей-неволей попадается под руку.
 
5. Здоровое питание и активность ваших сотрудников. Если в офисе будет здоровая атмосфера, то вы будете удивлены тем, насколько продуктивнее работают ваши сотрудники. Пропаганда среди собственных сотрудников здорового питания, а также предоставление им возможности заниматься спортом в перерывах между работой, позволяет намного сильнее мотивировать каждого отдельного сотрудника на выполнение своих обязанностей. Уже давно доказано, что если человек чередует умственную нагрузку с физической, то он работает продуктивнее. Также здоровое питание позволяет снизить риски заболеваемости среди сотрудников и просто увеличивать мозговую активность, а также усидчивость и продуктивность труда.
 
6. Эффективное использование рабочего времени. Каждый ваш сотрудник потенциально может увеличить свою продуктивность как минимум на 25 процентов. Подумайте, как вы можете снизить расход времени, которое ваши сотрудники тратят на разговоры по телефону, на общение между собой и так далее. Обычно хорошо помогают тренинги по тайм-менеджменту. Кстати, любые интенсивные тренинги можно использовать как иллюстрацию того, насколько важно работать быстро, эффективно, в любой команде и практически в любых условиях. Когда приходишь на тренинг, то уже времени не остается на то, что бы с кем-то разговаривать, писать кому-то письма и сообщения, которые никак не связаны с работой. Вот если бы так было на работе! Вы можете хотя бы частично организовать такой процесс в своем офисе, если проведете несколько тренингов по тайм-менеджменту и объяснить сотрудникам, почему нужно работать максимально эффективно и как это отразится на их зарплате.
 
7. Делитесь секретами друг с другом. Имеются в виду профессиональные секреты, которые могут помочь вам всем эффективнее выполнять свою работу. Вы можете создать в компании атмосферу доверия, работая в которой повышается производительность каждого сотрудника. При этом профессиональные секреты важны не только с точки зрения информативности, но также с точки зрения предоставления каждому сотруднику возможности выступить в роли лектора, преподавателя, советчика и так далее. Подберите удобный вам формат, в котором каждый из участников сможет делиться тем, что узнал. Вы увидите, что сотрудники стали намного дружнее, а также то, что у всех будет повышаться уровень восприятия работы, которую делают.
 
8. Воспитывайте синтетических сотрудников. Это люди, которые могут делать в вашей компании практически все. Естественно, есть такие специфические пункты, как юридическое или бухгалтерское обслуживание. Но, при желании эту работу можно отдать на аутсорсинг, а в своей компании заниматься только тем, что приносит доходы, то есть производством, продажей продукта. Практически любая компания может воспитать так называемого синтетического сотрудника, который будет выполнять много разных интересных функций. Что это дает компании? Продуктивность в работе, поскольку переключаясь с одного вида деятельности на другой производительность часто вырастает. Также это дает возможность снизить необходимость в таких кадрах, как секретари и офис-менеджеры, функции и роль которых в компания очень часто размыты. В-третьих, воспитывая синтетического работника, который имеет представление о том, как работает и на чем зарабатывает компания, вы будете меньше подвержены рискам понести убытки из-за того, что кто-то из сотрудников уволится.
 
В компании также станет возможным наладить структуру работы, которая мало будет зависеть от количества персонала, зато во многом будет зависеть именно от системы организации труда, которую вы сможете построить. В этом ключ к успеху компании.
 
 
Kool123, для alphaland.in

Как организовать и расставить приоритеты задач вашей командыБлог Marketcircle

Эффективная расстановка приоритетов и организация задач, которые помогут вам снова встать на путь к успеху

Вы или ваша команда чувствуете разочарование из-за огромного количества дел, которые нужно сделать? Возможно, пришло время изменить ваши приоритеты. Вы можете сказать «но все в приоритете!» Это основная проблема. Когда вы чувствуете, что все в приоритете, вы пробуете многозадачность и в конечном итоге разбрасываете себя так, что ничего не делается или, по крайней мере, не делается должным образом.

Если у вас нет времени сделать перерыв, потому что вы очень заняты, вам действительно стоит это сделать.

Найдите минутку, чтобы расслабиться и четко подумать о том, чего вы и / или ваша команда пытаетесь достичь. При расстановке приоритетов подумайте о своей главной цели или о том, что, как вы надеетесь, станет результатом вашей тяжелой работы. Вы, вероятно, обнаружите, что после того, как вы избавитесь от всех своих стрессовых мыслей, картина станет более ясной в отношении того, чего вы на самом деле пытаетесь достичь, что, в свою очередь, облегчит расстановку приоритетов во всем остальном.

Определив свои приоритеты и соответствующим образом организовав свои проекты или задачи, вы избежите тратить время на менее важные задачи. Это также поможет вам избежать дублирования задач из-за того, что они были выполнены неправильно или из-за того, что причина задачи изменилась в процессе.

Вот несколько советов, которые помогут вашей команде расставить приоритеты и организовать ее, чтобы вы снова встали на путь к успеху.

1. Спросите себя: «Куда я хочу пойти?»

Ваш первый ответ может быть «в отпуске», и это может быть правдой, однако я не это имею в виду.Выясните, куда вы хотите пойти со своей компанией. Каким вы видите все проекты и задачи, над которыми работает ваша команда?

Оценив свои краткосрочные и долгосрочные цели, вы сможете увидеть, стоит ли тратить время на некоторые из ваших текущих рабочих нагрузок. Мы все время от времени попадаем в ловушку, жонглируя кучей проектов, потому что чувствуем, что «должны», хотя на самом деле результат всех этих проектов даже не в том направлении, в котором мы хотим двигаться. Или, возможно, все они имеют отношение к делу, но некоторые из них внезапно кажутся менее важными в общей картине.Может быть, все это важно, но на самом деле это не нужно делать прямо сейчас.

Составьте список всех проектов или «важных дел», над которыми вы и ваша команда работаете, и определите, что на самом деле является вашим главным приоритетом. Затем отсортируйте остальные по тому, как они вписываются в ваш большой план. Вы, вероятно, почувствуете сочетание спокойствия и ясности, смешанное с новым волнением и мотивацией. Это хорошо, переходите к следующему шагу.

2. Поделитесь с вашей командой

Как только у вас появится момент ясности, расскажите своей команде о своих планах.Это очень важно для вас, вы определились, куда хотите пойти, и хотите, чтобы ваша команда поехала с вами!

Вдохновляйте и мотивируйте свою команду, делясь с ними своими целями.
твитнуть это

Работайте вместе, как команда, чтобы составить список приоритетов и организовать все задачи и задействованных людей. Вы можете сделать это в виде списков или сойти с ума на доске с картами разума. iThoughtsHD — отличное приложение, которое можно использовать во время мозгового штурма.

3. Создайте план успеха

После работы с вашей командой по определению приоритетов задач создайте упорядоченный план.Определите, кто отвечает за какие задачи, и определите временные рамки, когда они должны быть выполнены, чтобы своевременно достичь главной цели. Они не должны быть такими подробными, как диаграмма Ганта, но вся ваша команда должна иметь четкое представление о том, что нужно сделать, за что они несут ответственность и когда. Это помогает каждому организовать свое время и расставить приоритеты для повседневных задач.

Между прочим, как мы уже упоминали диаграммы Ганта, составитель диаграмм Ганта действительно хорош в создании полной картины вашего проекта.

Во время этого процесса важно обмениваться информацией в одной команде. Визуально разместите карту в своем офисе или используйте приложение для управления проектами, такое как Daylite, для организации и обмена задачами в команде.

Если вы используете Daylite, Pipelines — отличный способ справиться с этим. Создайте несколько проектов и присвойте каждому проекту номер или букву в зависимости от приоритета. Затем используйте конвейеры для определения больших этапов, а также задач на каждом этапе. Называйте задачи именами, чтобы люди знали, за что они несут ответственность, и сроки выполнения, чтобы они знали, как организовать свои задачи.

4. Обеспечьте надлежащее обучение

Прежде чем вы начнете двигаться вперед со своим новым планом и приоритетами, убедитесь, что все полностью понимают свои обязанности и обучены правильно выполнять свою работу. Меньше всего вам нужно в середине процесса понять, что кто-то не может выполнить свои обязанности, потому что не знает, как это сделать. Это удерживает всех остальных, что замедляет весь процесс и заставляет всех вернуться к рассеянности и невозможности расставить приоритеты.

Просмотрите организованный список задач и убедитесь, что все понимают свои задачи и уверены, что смогут выполнить их вовремя.

5. Расписание регулярных проверок

Чтобы убедиться, что ваш процесс работает, регулярно проверяйте свой темп и любые непредвиденные проблемы, которые могут помешать своевременному достижению вашей цели. Найдите способы сбалансировать рабочую нагрузку по срокам выполнения задач и тем, кто за них отвечает.

Вы можете обнаружить, что во время этого процесса вам нужно запускать некоторые задачи раньше, чтобы рабочая нагрузка распределялась равномерно.Регулярно определяйте обязанности каждого члена команды и вносите соответствующие коррективы. Это не означает микроменеджмент. Позвольте вашей команде расставить приоритеты в течение дня, исходя из того, что лучше всего подходит для них, и держите друг друга в курсе того, как каждый оценивает свои результаты.

6. Общайтесь

Всегда поддерживайте открытые линии связи со своей командой. Вне запланированных проверок убедитесь, что вы всегда оставляете дверь открытой, чтобы ваша команда могла поговорить с вами. Такой инструмент, как Slack, — отличный способ быстро вместе работать над вопросами, препятствиями и изменением приоритетов.Это также может помочь вам держать друг друга в курсе, без необходимости отправлять еще одно электронное письмо или планировать еще одну встречу.

Следуя этим советам, ваша команда должна иметь четкое представление о своих настоящих приоритетах и ​​о том, чего можно достичь позже. Если вы обнаружите, что предстоит выполнить слишком много работы, начните процесс заново и измените приоритеты.

Лучше выполнить одну работу правильно, чем выполнять несколько заданий наполовину. Расставляя приоритеты в отношении того, что является наиболее важным для достижения ваших целей, вы избегаете тратить время на несущественные задачи, и ваша команда будет чувствовать себя более сплоченной.Вы все вместе.

Чтобы получить дополнительные советы по организации команды, прочтите наши Советы по совместной работе на рабочем месте.

Ищете лучший способ управлять своей командой? Вероятно, пришло время для CRM для малого бизнеса. Попробуйте Daylite в течение 30 дней бесплатно!

9 способов, которыми великие компании объединяют свои команды для достижения успеха

Бизнесы существуют по одной простой причине: для решения большой проблемы. В основе любого отличного продукта или услуги — неудовлетворенная потребность, которая достигает достаточно большого рынка.Но недостаточно иметь отличную идею, решающую большую проблему; За каждой успешной компанией стоит гибкая команда, которая может эффективно превратить видение в растущий бизнес. Приведенные ниже 9 советов помогут вам организовать вашу команду для достижения успеха.

Тип управления: Матрица функциональных козырей рыночных козырей.
Все организационные структуры злы; но когда необходимо, выровняйте свою организацию по рынкам. Выравнивание сотрудников по рынкам с упорядоченной организационной структурой повышает эффективность, устраняет тупик, устраняет конфликтующие приоритеты и ускоряет процесс принятия решений в отрасли, где вы постоянно участвуете в гонке на время.(Прекрасный пример матричного управления можно увидеть, когда Питер Гиббонс испортил свои отчеты TPS в Office Space .)

Предоставьте людям возможность принимать решения.
Слишком часто решения переходят вверх по цепочке управления к людям, обладающим наименьшим объемом знаний, чтобы принять наилучшее решение. Важные решения не всегда должны приниматься руководством. Если у вас есть умная команда, вы должны дать каждому человеку возможность принимать решения, применимые к его собственным группам и ролям. Это не только ускорит процесс принятия решений и поможет превратить нынешних членов команды в будущих менеджеров, но и придаст чувство сопричастности всей вашей команде.

Стратегическое планирование должно быть сосредоточено на решениях.
Соучредив несколько компаний, я понял, что «стратегическое планирование» — когда команда менеджеров садится, чтобы выяснить, в каком направлении должна двигаться компания, — часто является пустой тратой времени и отвлекает внимание от того, на чем должна сосредоточиться ваша энергия. потратиться на создание отличного продукта. Вы должны стратегически думать о том, какие проблемы решать, а не о прогнозах доходов, прибыли или других прогнозах. Если вы создадите отличный продукт, решающий большую проблему, цифры последуют за вами.

Достигайте консенсуса и чувства собственности через BPT.
Самый быстрый и эффективный способ решить проблему и найти лучшее решение — это то, что я называю методом приоритезации мозгового штурма (BPT). Если у вас есть умная команда, они смогут найти правильные ответы. BPT найдет все возможные ответы, отсеет все плохие или невыполнимые варианты, достигнет консенсуса в вашей команде и сэкономит время. Так как же работает BPT? Просто выполните следующие пять шагов:

  1. Определите, какие члены команды должны быть вовлечены в процесс мозгового штурма, исходя из проблемы, которую вы пытаетесь решить.Попробуйте ограничить группу до 10 человек; слишком большими группами может быть трудно управлять.
  2. После того, как вы соберете нужную группу людей, четко обозначьте конкретную проблему, которую вы пытаетесь решить, и позвольте каждому назвать возможные решения, не тратя время на анализ каждого варианта. Запишите все идеи, чтобы все могли их увидеть.
  3. Когда вы придумали хорошее количество возможных решений — от двадцати до 100 идей — разделите количество возможных решений на три.Это будет количество голосов, которыми обладает каждый член команды.
  4. Как только у всех будет возможность проанализировать варианты, лидер BPT должен прочитать каждую идею вслух, проголосовать и написать количество голосов рядом с соответствующими идеями. Обычно только несколько идей получают подавляющее количество голосов. Если больше чем три или четыре варианта набирают много голосов, исключите варианты с низкой оценкой и повторите BPT.
  5. Когда у вас есть три-четыре хороших решения, исследуйте и протестируйте каждый вариант, чтобы выяснить, какое из них наиболее осуществимо и эффективно.

После того, как вы закончите BPT, вы достигнете нирваны менеджмента: зная, на чем нужно сосредоточиться, и прийти к консенсусу по этим идеям.

Примите личные интересы.
В конце концов, люди всегда будут делать то, что в их интересах; Вместо того, чтобы бороться с этим, помогите своим сотрудникам согласовать собственные интересы с интересами организации. Позвольте членам вашей команды переходить в новые группы и соответствовать своим личным интересам внутри компании и поощряйте менеджеров за то, что они выводят из своих групп выдающихся людей, когда они видят, что им подходят больше.

Забудьте о навыках при приеме на работу.
Всегда можно научить навыкам, но нельзя научить с умом. Не нанимайте кого-либо на основании его текущих навыков; нанимайте людей с чистым интеллектом и конкурентоспособных спортсменов, которые быстро учатся на работе. Некоторые из самых умных людей, которых я нанял, пришли из школ, которые не попадают в верхние строчки рейтингов колледжей. В конце концов, самые интересные проблемы — это те, с которыми еще никто не сталкивался, особенно в стартапе, поэтому вам нужно нанять людей, которые могут нестандартно мыслить и придумывать уникальные решения сложных проблем.

Старшинство — зло.
Наем, увольнения и продвижение по службе никогда не должны определяться стажем; вместо этого эти решения должны основываться только на заслугах. Часто можно встретить людей, у которых есть чувство собственного достоинства только потому, что они проработали где-то дольше всех, даже если новые члены команды могут быть теми, кто придумывает лучшие идеи или работает больше всех. Я всегда говорю своей команде в FindTheBest, что мне нужно каждый день зарабатывать на должности генерального директора; если они покажут, что они лучше меня как генеральный директор, тогда они смогут получить мою работу.

Не позволяйте клиентам диктовать решение.
Когда вы организуете свой рынок, а значит, и клиента, вы сможете лучше понять их болевые точки. Пусть ваши клиенты диктуют проблему, но не решение. Клиенты иногда видят проблемы, которых нет у вас, потому что вы часто слишком укоренились в продукте. Однако когда дело доходит до решения, нет никого лучше (или, по крайней мере, не должно быть никого лучше), чем ваша собственная команда, чтобы придумать лучший ответ.

Самое очевидное решение часто упускается из виду.
Как я упоминал в своей книге Карта инноваций: создание чего-то из ничего , это очевидные ответы, которые часто упускаются из виду. Слишком часто люди не удовлетворены очевидными решениями или думают, что простые решения не могут быть хорошими, хотя на самом деле они могут быть наименее затратными и наиболее эффективными.

— Кевин О’Коннор, соучредитель DoubleClick, является основателем и генеральным директором FindTheBest, системы объективного сравнения на основе данных.

[ Изображение: пользователь Flickr Джерих Абон ]

Несколько советов по созданию и организации команды

Тимбилдинг — это не просто отдельное мероприятие и не деятельность, которую может предпринять кто-то за пределами команды. Создание и организация команды — это комплекс задач и действий, которые необходимо выполнить лидеру группы, чтобы выбрать кандидатов в команду, определить цели и обязательства, наладить командную работу, преодолеть проблемы и решить проблемы, связанные с построением команды.

Есть несколько основных советов и предложений, которые должен знать каждый руководитель группы или руководитель группы при принятии решений по любой деятельности организации. Советы и предложения перечислены ниже:

  • Установите общие цели, чтобы побудить членов команды к совместным усилиям
  • Составьте список задач, которые команда будет выполнять для достижения общих целей
  • Определите барьеры, которые мешают членам команды достигать общих целей и прилагать совместные усилия
  • Используйте задачи и процессы проекта в правильной последовательности

Давайте подробно рассмотрим каждое из предложений.

Общие цели и обязательства

В основе мотивационной деятельности лежит стремление к достижению общих целей. Такая приверженность гарантирует, что каждый член команды оказывает влияние на командную работу и ее результаты. Без общих обязательств лидер группы имеет ограниченное влияние на командную работу, и каждого члена невозможно направить в правильном направлении. Поэтому, прежде чем применять действия по построению команды, лидер должен изучить отношения в группе, понять компетенции и навыки каждого члена, оценить производительность, а затем определить обязательства со ссылкой на общие цели.

Список задач и работа в команде

После определения общих целей и принятия обязательств следующая идея построения команды состоит в том, чтобы подумать о задачах и задачах, которые команда должна выполнить для достижения цели. Лидер должен утверждать командную работу, создавая и назначая списки задач с точной продолжительностью. Каждому участнику будет поручено выполнение личных и общих задач, а также совместная работа с коллегами для достижения общих целей. Лидеру группы не нужно делать оценки и прогнозы, но необходимо определять статус совместной работы и способы ее ускорения.

Заграждения

При выполнении задач и работ коллектив сталкивается с различными препятствиями и проблемами, требующими грамотных и эффективных решений. Лидер должен быть готов к реактивному принятию решений и решению проблем, чтобы обнаруживать проблемы, принимать быстрые решения и применять соответствующие решения. Для лучшего решения проблем этому человеку необходимо обеспечить отличное общение между членами команды. Часто менеджеры пренебрегают коммуникациями, и такое отношение становится разрушительным для команд.Независимо от того, большая группа или довольно маленькая, лидер должен установить хорошие связи. Тогда команда сможет лучше сотрудничать.

Правильная последовательность

Последний совет касается необходимости прохождения всех этапов в правильной последовательности. Процесс построения команды — это набор вспомогательных процессов, которые должны выполняться в неизменном порядке. Следовательно, лидер должен провести собеседование с кандидатами, затем собрать команду, поставить общие цели, составить списки задач и т. Д. Если эта последовательность нарушена, эффективное построение команды и организация не будут достигнуты.

способов составить план работы в команде | Работа

Рабочий план документирует ваш подход к проекту. Выбор метода организации рабочего плана зависит от масштаба проекта и задействованной команды. Чтобы план был успешным, ему нужна поддержка всех членов вашей команды. Найдите метод, который лучше всего организует и передает этапы проекта, чтобы обеспечить общение между группами и добиться успешного результата.

Календарь

Классический метод календарной организации с указанием ключевых дат проекта. Этот метод организации полезен в матричной среде, где проект представляет собой группу связанных и взаимосвязанных команд, над которыми менеджер проекта имеет ограниченные полномочия или не имеет никаких полномочий. Это также полезно, когда проект организован вокруг даты, например выпуска программного обеспечения или даты публикации.

Этапы

Рабочие планы, ориентированные на цели, а не на даты, хорошо организованы с использованием поэтапного подхода.В этом типе проектов даты являются частью общей картины, обеспечивая общее представление о сроках, но они не являются достаточно сложными и быстрыми, чтобы организовать проект. Поэтапная организация эффективно уточняет рабочий план, предоставляя подробную информацию о входах и результатах, которые определяют, когда вы переходите к следующему этапу плана. Например, при поиске члена исполнительной команды план работы разбивается на естественные этапы: первоначальный запрос резюме, проверка резюме, интервью с рекрутером, интервью с руководством и окончательное решение.

Критический путь

Предоставляя руководству основные моменты подробного проекта, организация рабочего плана вокруг элементов критического пути помогает определить требования к ресурсам и риски. В этом типе рабочего плана подробные планы проекта включаются в общий рабочий план. Результатом является обзор ресурсов и сроков, выделенных для проекта, с четко обозначенными элементами, которые находятся под угрозой. Затем менеджеры проектов могут выделить ресурсы, чтобы минимизировать области, требующие большего количества людей, машинного времени, сырья или вмешательства руководства.

Соображения

Организация рабочего плана является одним из факторов успеха проекта. Другой — поддержка команды, использующей план. Без поддержки команды план работы становится бесполезным по мере продвижения проекта. В начале проекта встретитесь с командой или ключевыми членами более крупной команды, чтобы договориться об организации плана. Кроме того, договоритесь о временных рамках для обновлений, таких как еженедельная встреча или конференц-связь, чтобы план работы был организованным и точным.

Ссылки

Биография писателя

Кэролайн Уильямс начала профессионально писать и редактировать более 20 лет назад. Ее работы появляются на различных сайтах. Заядлый путешественник, пловец и любитель гольфа, Уильямс имеет степень бакалавра искусств английского языка в колледже Миллс и степень магистра делового администрирования в колледже Святой Марии в Калифорнии.

Организация работы за 3 простых шага

Лучшая организация работы — использование команд.Мы знаем это очень давно. Люди начали специализироваться на работе задолго до того, как у них появилось слово для этого. Это в первую очередь отвечает за наш успех и за то, кем мы являемся. Это объясняет современное восхищение нашим глубоко укоренившимся чувством себя. А также замечательные способности, которые у нас есть для совместной работы.

Мы давно прошли через открытие специализации работы. Скорее всего, мы совсем миновали традиционную концепцию организованной работы. Это обзор смены парадигмы в пользу новых, более интеллектуальных организаций.

«Классическая организационная парадигма»

Этот сегмент интересен, если вам нравится теоретическая сторона дела. В противном случае прокрутите вниз до интеллектуальной организации работы.

Традиционно организация может означать одно из двух. Первый — это группа людей, организованная для эффективной работы. Расположение деталей очень похоже на механизм часов. Которые собираются, чтобы произвести нечто большее, чем случайный набор результатов. Вторая следует неявно.Процесс, организация, структурирование деятельности. И порядок, в котором вы переходите от входов к выходам.

Мы можем легко резюмировать «классическую парадигму». Любая организация — это ориентированная структура, состоящая из людей, взаимодействий и правил взаимодействия. Они стремятся преобразовать ресурсы в конкретные результаты.

Организация — это целеустремленная игра, состоящая из людей, действий и правил. Связан для эффективного преобразования входов в выходы. Мы без надобности усложняем это.Довольно интуитивно мы можем понимать организации как социальные группы. Они сформированы с целью измеримой реализации общности целей.

Новые концептуальные рамки для любой организации

Другими словами, люди собираются вместе, чтобы эффективно выполнять специализированную работу. Результаты такой работы более ценны, чем результаты индивидуальной работы. Поскольку индивидуальная работа не зависит от какой-либо организации.

Развивайте свой бизнес быстрее с улучшенным командным взаимодействием!

Следование этой парадигме — это великая традиция и престиж.Он всеобъемлющий и выдерживает испытание временем. Фактически, многие организации следуют этой концептуальной структуре.

Почему? Потому что он определяет роли предсказуемым образом. Кроме того, он требует разумной линейной модели. Тот, который без промедления собирает отдельные части работы. К этому следует добавить значительные усилия по анализу и повышению производительности. А также сократить расходы и ускорить процессы. О преимуществах этой системы ведутся существенные работы. И о том, как это проверить и улучшить.Тем не менее, этого недостаточно.

Я говорю, вон со старым. Долой ужасно запутанную иерархию, ошеломляющую общение. И с новым. Принесите новую парадигму. Это восторженный, свежий и удивительный подход, который больше не привлекает людей. Это не делает людей наименее общим знаменателем организации.

Интеллектуальная организация труда

Команды — это наименьший функциональный элемент в структуре интеллектуальной организации. Конечно, наконец-то появились команды как таковые.Это высшие сущности, превосходящие любого человека. Устраняя накладные расходы и внедряя решения для эффективных коммуникаций, команды, наконец, достигают синергизма. Впервые в истории команда стала наименьшим функциональным элементом.

1. Объединяйте команды, создавайте индивидуумов, улучшайте свою организацию

Опыт сотрудников — ключевой фактор для любой организации. Это главный различимый критерий для определения раннего успеха нового бизнеса. Сейчас, более чем когда-либо, HR должен заботиться об опыте сотрудников.

Сосредоточившись на опыте сотрудников, вы создаете гибкий и яркий контекст. Тот, в котором индивидуальные таланты и навыки могут превалировать. Наряду со страстью и стремлением добиваться результатов, работая в командах. Команды, которые ценят отдельные активы. И заботьтесь о том, как они сочетаются друг с другом, как они взаимодействуют.

Как менеджер, вы можете повысить качество обслуживания сотрудников. Просто поощряйте чувство собственности и личного участия в работе над конечным продуктом. Ничто другое не побуждает людей вкладывать столько средств.В частности, для поиска решений.

Представьте себе ваш первый день в качестве стажера в какой-то компании. Войдя в здание, вы обнаружите, что вам нужно присоединиться к встрече. Генеральный директор, Джоан, Аманда из отдела бухгалтерского учета и Стив из отдела кадров. Следовательно, ваш пульс немного повышается. Но вас ждет еще один сюрприз в этой ситуации. Вам нужно сразу же присоединиться к мозговому штурму по конкретной проблеме. Нужно проявить спокойствие и непосредственность. А пока придумайте, как связать ваш продукт с покупателями.

Насколько эта дружеская встреча заставит вас почувствовать, что проект — ваш ребенок? Что вы ответите на то, чтобы работать здесь, над этим проектом, вечно? Ответ — да , и контекст — это король.

2. Сглаживайте иерархию, расширяйте возможности команды, улучшайте свою организацию

Создайте контекст, в котором ваши люди будут довольны собой. И мне нравится видеть, что их вклад является важной частью головоломки. Это удивительным образом влияет на команду. Подчеркнем, что для достижения общих целей людям требуется меньше контроля.

Команды теперь гепарды; они быстрые и стройные. Они принимают быстрые и правильные решения. Более того, они действуют по вопросам. И реагируют на неотложные вопросы безоговорочно. Безусловно, команды планируют, меняют положение и меняют его положение. И все это с драйвом и страстью, превосходящими характер главного героя билдунгсромана.

Но кто будет принимать все эти решения, разве не этим занимаются менеджеры? Чаще всего члены команды на руководящих должностях являются ценными, но наименее актуальными. По крайней мере, если речь идет о предметной работе в своей области.

Дело в том, что вы многое не упустите, если просто позволите командам принимать решения. Фактически, вас ждет угощение. Команды могут демонстрировать рефлексы, которые действуют намного быстрее, чем цепочка управления. Вот почему спецназ размещает крошечные независимые подразделения в районах боевых действий. Пока это работает, это здорово.

Это также означает, что вы должны согласовывать личные интересы с интересами бизнеса. Короче говоря, посмотрите, что уравновешивает. Между индивидуальным успехом, успехом команды и успехом организации.Более того, пусть это произойдет.

3. Сделайте так, чтобы ваша организация извлекла выгоду из технологий совместной работы

Короче говоря, технология совместной работы помогает узнать о своем бизнесе. И существенно повысить вашу производительность. Это позволяет вам персонализировать опыт работы каждого члена команды.

Например, вы можете использовать его для специальных онлайн-встреч. Именно здесь команды создают интеллектуальные решения. И почувствуйте желание поддерживать эту конкретную идею на протяжении всего жизненного цикла.Вы можете организовать работу таким образом, чтобы добиться чего угодно.

Это целостный, динамичный, транзакционный подход к организации работы.

Представьте, что вы идете в новую школу, где все дружелюбны. Приветствует вас и знакомит со всем. Разве это не было бы замечательно? Этот опыт легко доступен сегодня.

ОРГАНИЗАЦИЯ ГРУППЫ (Пять основных функций менеджера Питера Друкера)


Разделение деятельности и формирование
Группы

Разве что способ, которым твоя единица,
или группа, организованная, подходит для ее целей и людей в ней,
провал приведет.Как только у вас есть
ставил цели, анализировал деятельность, решения, отношения
необходимо, и классифицировать работу, разделить ее на управляемые виды деятельности и
далее разделите деятельность на управляемые рабочие места. Сгруппируйте эти единицы и
рабочих мест в организационную структуру, выберите людей для управления
эти единицы и работы, которые должны быть выполнены.

«Но будьте осторожны, группы могут быть
встроен в высокоэффективный

команды или становятся препятствиями на пути к прогрессу, которые укрепляют соответствие и убивают
индивидуальные инициативы.» 2

Принцип
Участие

Результаты исследований последовательно
подтвердить «принцип участия» в
тимбилдинг то есть группа
участники с большей готовностью принимают новые идеи и новые методы работы, когда они
дали возможность участвовать в принятии решения

изменить и
участвовать в принятии решения о том, как реализовать изменение.

Лидеры
Практика партисипативного управления может использовать разные степени членства в группе
участие. Это требует знания определенных навыков и методов: как
слушать, чтобы участники группы говорили о своих проблемах; как проводить
продуктивные встречи; как заставить участников группы установить производительность

цели.


Формальные и неформальные группы
внутри Организации

Организация — это сочетание
взаимосвязанные группы.Эти группы можно классифицировать по их
ориентация, как формальная, так и неформальная.

Формальные группы — это те
назначенный и санкционированный организацией. Эти группы обладают
законная власть в организации и обычно формируется для
выполнить поставленную задачу или функцию.

Неформальные группы ед.
созданы самими сотрудниками, а не санкционированы организацией.Эти
группы могут быть созданы вокруг рабочего места (группы интересов) или
активность вне рабочего места (группы дружбы).


Основные формы групп

Группы, классифицируемые по
их назначение, может быть функциональных группы ;
оперативные группы
, созданные для выполнения конкретной задачи; группы интересов
сформированы на рабочем месте общими интересами; группы сверстников присоединились
дружба вне рабочего места; и официальных комитета .


Становление и развитие
Группы

По мере того, как группы развиваются через четыре
этапы взаимного принятия, принятия решений, групповой зрелости и контроля,
их способность справляться с различными и все более сложными проблемами, а также
развивается. Руководство должно быть в курсе прогресса группы и назначать
задачи соответственно. По мере взросления и роста группа развивает стандарты
ожидаемое поведение и отношение.Это групповые нормы, которые очень
важен для укрепления групповой лояльности и идентичности.


Нормы группового поведения

Поведение в группе соответствует
к ожиданиям его членов. Это ожидаемое поведение имеет место
в пределах диапазона, определенного верхними и нижними стандартами производительности, принятыми
руководство и члены группы. Если руководство желает увеличить
производительность труда внутри группы, она должна меняться как на более низкую, так и на
высокие стандарты производительности.


Статус группы

Статус группы внутри
организация зависит от четырех основных факторов: важности
поставленная задача; успех группы; статус человека
рабочие; и характер вознаграждения членов группы со стороны
организация. Организации следует повысить статус группы, если:
он желает активного и активного участия рабочих.


Группы и
Творчество

Методы увеличения
творческий подход
и генерация новых идей группой, включая мозговой штурм, номинальная группа
техника и техника Дельфи.


Мозговой штурм

используется с небольшой группой для создания большого количества альтернативных
решение проблемы, определенной руководством, в короткие сроки.Во время фазы генерации альтернатив никакая критика не может быть высказана
потому что это прервало бы генерацию потенциальных решений. В течение
фаза оценки , каждое возможное решение оценивается подробно
группой.

Номинальная групповая техника
используется в сочетании с мероприятиями по планированию
управления для создания управленческих непредвиденных обстоятельств и будущих прогнозов. В
этот метод, проблема, определенная руководством, представленная небольшому
группа.Каждый участник индивидуально генерирует столько решений проблемы
представлены по возможности в письменной форме. Нет связи между группой
члены. По прошествии определенного периода времени члены группы представляют свои идеи.
Идеи каждого докладчика записываются. Члены группы могут спросить
докладчик, чтобы прояснить идеи, но во время этих
презентации. После того, как все участники группы завершили свои презентации,
записанные идеи обсуждаются и критикуются.После группового обсуждения
Каждого участника просят оценить идеи письменно и анонимно.

Техника Дельфи
подходит для определения будущих тенденций. Его можно использовать в личных
взаимодействие может повлиять на качество генерации информации. Эксперты
составляющие группу не встречаются физически. Координатор группы Delphi
отправляет вопросы отдельным членам группы в письменной форме. Каждый член
попросили ответить на эти вопросы анонимно.Оценка этих ответов
другие участники группы также делаются анонимно. Координатор составляет таблицы и
обобщает ответы и возвращает их членам группы, которые
просят изучить критику и изменить свои первоначальные ответы, если
нужно. Ни один из членов группы не знает, кто предложил
конкретная идея или кто ее критиковал. Акцент делается исключительно на достоинствах
идеи, а не индивидуальной личности.

9 шагов, чтобы оставаться организованными на работе и лучше управлять проектами

Независимо от того, есть ли у вас многолетний опыт или вы беретесь за свой первый проект, вам предстоит многое сделать, когда вы отвечаете за то, чтобы все сочеталось воедино.У вас есть клиенты и начальники, которым нужно отвечать, бюджет, который нужно поддерживать, команда, которую нужно возглавлять, и ограниченное количество времени для достижения некоторых довольно сложных целей.

Вы постоянно защищаетесь от опасностей, связанных с расширением объема работ, межличностными конфликтами и неполной документацией. Хотя серебряной пули для устранения всех этих проблем управления проектами не существует, один фактор может иметь огромное значение: оставаться организованным

Бенджамин Франклин сказал: «За каждую минуту, потраченную на организацию, зарабатывается час. Мы не можем поклясться в математике, лежащей в основе этого утверждения, но принцип верен; организованность экономит время и неприятности в долгосрочной перспективе.

Как оставаться организованным на работе и организовывать проекты

Ниже приведены девять способов, с помощью которых менеджеры проектов могут оставаться организованными на работе и организовывать проекты и задачи для повышения продуктивности.

1. Начните использовать программное обеспечение для управления проектами

Согласно одному исследованию, только 16% компаний используют соответствующее программное обеспечение для управления проектами.Другое исследование, проведенное Capterra, показало, что команды, внедрившие программное обеспечение для управления проектами, считают его наиболее эффективным инструментом для эффективного взаимодействия в команде.

Многие команды до сих пор используют электронные таблицы для управления проектами, и это им мешает. Таблицы не могут быть полезны при отслеживании времени проекта или выполнения задач, они не позволяют вам настраивать методологию управления проектами, а совместная работа с таблицами — ужасная боль.

Напротив, правильное программное обеспечение для управления проектами позволит вам делать все это и многое другое в режиме реального времени на нескольких устройствах из любой точки мира.

2. Создайте план проекта

Первый шаг к тому, чтобы оставаться организованным, — это организованность. Может возникнуть соблазн продвигаться вперед, намереваясь организовать дела по ходу дела, но хорошее планирование имеет важное значение. Чтобы заложить основу для успешного организованного проекта, потратьте необходимое время на составление хорошего плана проекта.

План проекта, согласно Project Management Institute, — это «документ, описывающий, как проект будет выполняться, отслеживаться, контролироваться и закрываться.” Тщательный план проекта предлагает отличную дорожную карту для всего вашего проекта.

В нем изложены цели и объем вашего проекта, и он служит официальной точкой отсчета для

3. Составьте график проекта

План проекта и график проекта во многом пересекаются. График проекта является важной частью плана и включает в себя информацию из бюджета, целей и результатов в дополнение к графику.

Взяв всю информацию, собранную при составлении плана проекта, определите все действия, необходимые для выполнения вашего проекта.В случае сложных проектов может быть полезно организовать эти задачи в виде иерархической структуры работ (WBS), диаграммы, наглядно отображающей задачи и их подзадачи.

После того, как вы перечислили все действия, определите зависимости между ними (которые являются предпосылками для других шагов), а затем определите их последовательность. На этом этапе вы можете оценить время и ресурсы, необходимые для каждого действия, и убедиться, что ваш бюджет и сроки соответствуют требованиям.

После того, как график и план проекта составлены, вам потребуются стратегии и инструменты управления проектами, чтобы сообщить о них вашей команде и помочь всем не сбиться с пути на протяжении всего проекта.

Самые продуманные планы могут быть разрушены из-за плохого выполнения, но правильное сочетание инструментов и передовых методов управления проектами может сохранить вашу команду организованной на протяжении всего проекта.

4. Работа в срок

Устанавливайте сроки выполнения не только для целей высокого уровня, но и для отдельных действий. Крайний срок требует от вас и вашей команды ответственности за работу, которую вы делаете каждый день. Это дает вам четкое представление о том, что и когда нужно. Это также поможет вашей проектной команде сосредоточиться на текущих задачах, не работая над ними на разовой основе.

Вы можете установить сложные сроки, чтобы сохранить импульс, стимулировать инновации и не отвлекаться. Но не переусердствуйте и учитывайте мнение своей команды, поскольку нереалистичные дедлайны убивают моральный дух.

5. Определите приоритеты

Список дел, упорядоченный без приоритетов, бесполезен. Мы часто уделяем меньше внимания расстановке приоритетов и в конечном итоге тратим много времени, усилий и ресурсов, которые не имеют большого значения. Вам необходимо определить, что важно и срочно для вас, вашей команды и вашей организации, установив приоритеты задач проекта.Когда пункты действия не расставлены по приоритетам, это порождает иллюзию, что все важно и ваша команда будет бороться с пожарами.

Используйте матрицу Эйзенхауэра или подход вроде Get Things Done, чтобы упорядочить задачи в порядке убывания важности и вычеркнуть их одну за другой.

6. Хорошо общаться

По данным Института управления проектами, 20 процентов неудач проектов вызваны плохой связью. Коммуникация и организация идут рука об руку.В конце концов, лучший план не имеет силы, если ваша команда его не слышит и не понимает.

Установление надежных каналов связи и ожиданий от общения при управлении проектами имеет решающее значение. Как руководитель проекта, обязательно смоделируйте тип общения, которого вы ожидаете от всех заинтересованных сторон.

7. Используйте цифровые канбан-доски

Одним из чрезвычайно полезных инструментов является доска канбан, визуальная система для организации рабочих процессов. Первоначально созданный на заводе Toyota Motors, этот метод получил свое название от японского слова, означающего «знак» или «рекламный щит».

Поскольку в различных отраслях применялась методология канбана, система была адаптирована для удовлетворения потребностей этих отраслей. При правильной реализации Канбан помогает предотвратить узкие места, поощряет постепенные улучшения и уравновешивает потребности с доступной мощностью. В цифровом рабочем пространстве виртуальные канбан-карты создаются для представления задач, которые необходимо выполнить, или отдельных элементов, являющихся частью более крупного проекта. Такие вещи, как «напишите вопросы для опроса пользователей» или «создайте сообщение в блоге по результатам опроса».

На цифровой доске Канбан каждый из этих элементов представлен карточкой, и карточки перемещаются вниз в ряду столбцов, которые представляют этапы рабочего процесса вашей команды. Столбцы могут быть помечены как,

.

  • Дело
  • Делаю
  • Готово, или любую последовательность шагов, специфичных для вашего процесса.

Использование доски Канбан в цифровом рабочем пространстве позволяет любому члену вашей команды быстро визуализировать статус проекта, отмечать задачи, которые в настоящее время кому-то поручены, и вовремя предвидеть потенциальные задержки в проектах, чтобы сообщить о них и смягчить их последствия.

Важным преимуществом досок канбан является применение ограничений незавершенного производства (WIP). Предел незавершенной работы позволяет вам указать максимальное количество задач, находящихся в стадии выполнения, в любой момент времени, предотвращая непродуктивную многозадачность и сохраняя порядок приоритетов.

8. Регулярно измеряйте прогресс

Невозможно узнать, остаетесь ли вы организованным и вовремя, если вы не измеряете прогресс своего проекта. Процесс планирования вашего проекта включал в себя постановку измеримых целей и KPI (ключевых показателей эффективности).Собирайте данные по этим ключевым показателям эффективности и регулярно создавайте отчеты, чтобы убедиться, что вы достигли цели.

9. Будьте гибкими

Словарь Merriam-Webster определяет «проворный» как «отмеченный готовностью к быстрому и легкому движению».

В управлении проектами Agile — это методология, «итеративный и поэтапный подход к обеспечению требований на протяжении всего жизненного цикла проекта», согласно Ассоциации управления проектами. По сути, гибкие проекты должны демонстрировать основные ценности и поведение, основанные на доверии, гибкости, расширении возможностей и сотрудничестве.”

Гибкость в управлении проектами означает, что ваш план должен быть гибким.

Leave a Reply

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

You may use these HTML tags and attributes:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>