Административные навыки это: Административные навыки: Определение и 50 примеров для резюме

Административные навыки: Определение и 50 примеров для резюме

Если вы хотите увидеть фокус, посмотрите, как способные сотрудники могут стать беспомощными, когда администратор офиса уходит в двухнедельный отпуск. Внезапно клиенты гневно ждут документов, авансовые отчеты накапливаются, коммуникация обрывается.

 

Ясно, что административные навыки необходимы для хорошего управления офисом. Но что именно является наиболее важными административными навыками? И как их можно поставить в резюме, чтобы устроиться на работу в любую контору?

 

Через секунду мы покажем вам примеры административных навыков, но… Возможно, вам не помешает опередить конкурентов…

Когда вы ищете работу, особенно административную, например помощника руководителя или офис-менеджера, вы можете заметить, что работодатели ищут административных специалистов. И не зря: без них бизнес не может работать. «Сосредоточение внимания на административных навыках может превратить средние компании и сотрудников в выдающихся».

Но что такое административные навыки? Кому они действительно нужны? (Короткий ответ: все.) Как вы улучшаете свои? И как вы показываете работодателям, что они у вас есть в поиске работы?

Что такое административные навыки и почему они важны на работе?

Административные навыки — это способности, необходимые для выполнения задач, поддерживающих работу любого типа бизнеса. «Они являются базовыми инструментами, которые помогут вам выполнять свои должностные обязанности», — говорит карьерный коуч Muse Энн Келли. Другими словами, административные навыки позволяют вам выполнять задачи, которые помогают вам выполнять свою работу. Например, планирование встреч, написание электронных писем и поддержание уровня канцелярских принадлежностей — все это административные навыки.

Административные должности, конечно, полагаются в первую очередь на административные навыки, но каждая работа требует использования административных навыков в той или иной степени. Например, чтобы завершить работу над дизайном, графическому дизайнеру может потребоваться общаться с клиентами, планировать встречи с заинтересованными сторонами, использовать программное обеспечение для управления проектами, планировать, как они собираются распределять свое время на данной неделе, и организовывать несколько мероприятий. версии дизайна на своем компьютере. Если вы пытаетесь определить, когда вы используете административные навыки в своей работе, подумайте о тех задачах, которые вам нужно выполнить, а не обязательно о тех, которые вы хотите сделать, говорит Келли.

Административные навыки полезны не только для того, чтобы хорошо выполнять свою индивидуальную работу, но и для обеспечения успеха вашей команды и организации в целом. Они «создают структуру, чтобы компания и ее сотрудники могли функционировать», — говорит Раффеллини. «Система, которую они создают, помогает всему (и всем!) работать на самом высоком уровне».

Примеры административных навыков

Любой навык, который помогает поддерживать вашу собственную работу или работу вашей компании, может быть административным навыком, но вот некоторые из наиболее распространенных категорий административных навыков — и примеры, подпадающие под каждую категорию.

Навыки коммуникации

Коммуникативные навыки — это все способности, которые помогают вам делиться информацией с другими людьми как внутри, так и за пределами вашей компании.  Они гарантируют, что каждый (включая вас) обладает знаниями, необходимыми для выполнения своей работы, информирован о любых изменениях, может давать и получать отзывы и может выполнять ряд других жизненно важных профессиональных функций. Навыки административного общения могут использоваться в вербальной, невербальной, письменной и визуальной формах общения и необходимы практически на каждой работе.

Вот несколько примеров:

• Возможность давать и получать обратную связь
• Активное слушание
• Прием и направление звонков
• Осведомленность о языке тела
• Холодные звонки
• Выбор способа связи
• Обслуживание клиентов
• Редактирование и корректура
• Электронная почта
• Эмпатическое слушание
• Делать заметки
• Представление
• Убеждение
• Пишу

Организационные навыки

Организационные навыки помогут вам организовать свое физическое и цифровое пространство, а также свое время, ресурсы и умственную работоспособность, чтобы выполнять задачи максимально эффективно.  Например, если вы помощник по административным вопросам, вам может потребоваться систематизировать канцелярские принадлежности, файлы, телефонные и электронные сообщения или планы поездок.

Некоторые примеры административно-организационных навыков:

• Внимание к детали
• Распределение мест для встреч
• Цифровая организация
• Планировка события
• Подача
• Выставление счетов
• Организация офиса
• Управление проектом
• Возмещение и обработка расходов
• Поставка инвентаря
• Тайм-менеджмент
• Планирование поездки, планирование и бронирование

Навыки тайм—менеджмента

Навыки тайм-менеджмента являются частью организационных навыков, но они особенно важны. Навыки тайм-менеджмента помогут вам планировать свое время, быть более эффективными и выполнять все, что вам нужно на работе. Они также гарантируют, что каждый в команде или в офисе уважает время других.

Некоторые примеры навыков административного управления временем:

• Управление календарем
• Управление сроками
• Делегация
• Постановка целей
• До планирования
• Приоритизация
• Создание дорожной карты
• Планирование
• Согласование графика
• Управление задачами
• Оценка времени

Технические навыки

Технические навыки — это знания и способность выполнять определенные задачи, особенно те, которые требуют компьютеров или другого оборудования или программного обеспечения. Даже если вы не занимаете должность, которую вы бы назвали «технической», или не работаете в технологической компании, эти навыки жизненно важны. Административно-технические навыки помогают сотрудникам общаться; отслеживать прогресс, данные и информацию; устранять мелкие неполадки; создавать презентации; и поддерживать эффективность, и это лишь некоторые из них. Во время пандемии COVID-19 технические навыки стали еще более важными, поскольку большую часть работы приходилось выполнять онлайн с использованием различных инструментов совместной работы и других инструментов.

Вот несколько примеров технических административных навыков:

• Программное обеспечение для общения: Slack, Zoom, Microsoft Teams, Google Meet
• Поиск и обновление базы данных
• Электронная почта
• Google Suite: Документы, Диск, Формы, Gmail, Таблицы, Слайды
• Microsoft365: Excel, OneDrive, OneNote, PowerPoint, Word
• Программное обеспечение для управления проектами: Airtable, Asana, Jira, Monday, Trello
• QuickBooks
• Использование офисного оборудования (например, работа с принтером, сканером или факсимильным аппаратом)
• Программное обеспечение для планирования: Google Calendar, iCalendar, Microsoft Outlook
• Ввод
• Печать

Решение проблем

Независимо от вашей работы, вы столкнетесь с неожиданными препятствиями и проблемами. Навыки решения проблем помогают понять, что делать дальше. Например, если вы исполнительный помощник, чей руководитель внезапно пропустит важную встречу из-за задержки рейса, вы можете провести мозговой штурм, проанализировать возможные варианты и принять решение о дальнейших действиях.  И важно уметь справляться с трудностями, не обращаясь всегда к своему руководителю, хотя вы хотите понимать, когда вам нужна помощь в решении проблемы.

• Адаптивность
• Анализ
• Внимание к детали
• Мозговой штурм
• Решение конфликта
• Креативность
• Критическое мышление
• Любопытство
• Принятие решения
• Прогнозирование
• Суждение
• Приоритизация
• Исследовательская работа
• Распределение ресурсов
• Командная работа

Как улучшить свои административные навыки

Любой навык можно улучшить, и административные навыки не исключение. Вот несколько советов, как улучшить свой:

• Определите свои слабые места. Задайте себе вопросы, чтобы выяснить, какие навыки вам нужно улучшить: Какие задачи вызывают у вас наибольшую трудность? Какие части вашей работы получили самые негативные отзывы от бывших руководителей и коллег? Где ты уронил мяч? Подумайте над этими ответами и определите общие темы.
   Вы также можете запросить обратную связь от коллеги, который захочет.
• Попросите о помощи: есть ли кто-то, кого вы хорошо знаете в своей сети или в личной жизни, кто преуспевает в наборе навыков, которые вы хотите улучшить? Посмотрите, готовы ли они помочь вам, но ясно объясните, о чем вы просите. Хотели бы вы, чтобы они просмотрели несколько написанных вами писем и оставили отзыв? Хотите знать, как они расставляют приоритеты в своих задачах? На конкретный вопрос больше шансов получить ответ.
• Ищите онлайн-ресурсы и курсы: существует множество онлайн-ресурсов для улучшения административных навыков. Если вы боретесь с определенной технологией, может быть руководство от компании, которая ее производит, или руководство на YouTube. На таких сайтах, как LinkedIn Learning и Coursera, могут быть онлайн-курсы, которые помогут вам отточить свои навыки. На таких ресурсах, как The Muse, есть статьи с советами, которые научат вас использовать и улучшать определенные навыки, например Google Sheets или организацию входящих сообщений.
• Практика: улучшение почти любого навыка требует, чтобы вы действительно использовали этот навык, поэтому найдите способы попрактиковаться в ситуациях с низкими ставками. Можете ли вы практиковать различные техники общения с друзьями? Сможете ли вы отточить свои навыки тайм-менеджмента, по-разному планируя работу по дому и досуг на выходных?

Как продемонстрировать свои административные навыки при поиске работы

Теперь, когда вы знаете, какими административными навыками вы обладаете или должны обладать, вот как продемонстрировать их потенциальным работодателям.

1. Выберите правильные навыки для выделения

Внимательно прочитайте описание любой вакансии, на которую вы претендуете, и обратите внимание, какие административные навыки прямо упоминаются либо в требованиях, либо в должностных обязанностях. Это навыки, которые будут искать работодатели, и именно их вы должны выделить.  Что касается базовых административных навыков, убедитесь, что вы не занимаете ценное место в резюме, перечислив квалификации, которые работодатель не запрашивал, даже если вы считаете, что они вам понадобятся. Например, технические навыки, такие как набор текста, использование Microsoft Office и работа с электронной почтой, не обязательно должны быть в материалах вашего приложения, если только они не упомянуты в описании вакансии.

2. Включите их в свое резюме и сопроводительное письмо

Работодатели заинтересованы в результатах ваших навыков больше, чем в том, что они у вас есть, говорит Раффеллини. «Лучший способ продемонстрировать административные навыки — привести конкретные примеры» в резюме и сопроводительном письме. Например, подумайте о случаях, когда вы изменили ситуацию. Вы сэкономили время или деньги? Создали новый процесс или систему? Решили большую проблему? Под своим опытом работы в своем резюме напишите сильные, количественные маркеры, которые показывают, как вы использовали свои навыки, чтобы улучшить ситуацию для своих работодателей, и снова перечислите все сложные навыки в разделе ваших навыков. . Вы можете рассказать о особенно важных навыках в сопроводительном письме, приведя более подробный пример того, как вы успешно их использовали.

3. Демонстрируйте их при каждой возможности

Помимо материалов заявки, продемонстрируйте свои административные навыки на каждом этапе процесса найма. Например, следуйте инструкциям по подаче заявки, говорит Келли. Пишите профессиональные электронные письма, вежливо отвечайте на телефонные звонки и заранее тренируйтесь с любыми технологиями, которые вы будете использовать в видеоинтервью. Любая часть процесса собеседования, которая может напоминать ваши повседневные рабочие обязанности, — это шанс показать потенциальным работодателям, на что вы способны.

 

Что такое административные навыки?

 

Административные навыки — это навыки, которые повышают производительность офиса за счет объединения трудоемких административных задач в одной роли.  Наиболее распространенные навыки включают в себя ведение проектов, организацию поездок, планирование встреч и подачу отчетов о расходах.

 

Но как получается, что вспомогательные административные должности могут так резко повысить производительность офиса?

 

И какие навыки отличают первоклассного офисного администратора от обычного офисного помощника?

 

Давайте обсудим, что означают административные навыки, более конкретно.

 

Административные навыки для резюме — примеры

 

Каковы примеры административных навыков?

 

Административные навыки бывает сложно изложить на бумаге.

 

Почему? Потому что «администрирование» — чрезвычайно широкий термин, он означает любой процесс или действие, связанное с ведением бизнеса.

 

Любой бизнес-процесс или деятельность? 

Для создания списка этих навыков потребуется электронная таблица Excel с достаточным количеством строк, чтобы ваш офисный компьютер вышел из строя.

 

Но вам не нужно перечислять все административные навыки в своем резюме — на самом деле вы и не должны. Некоторые навыки администратора важнее других.

 

Вот список наиболее востребованных административных навыков:

• Бухгалтерский учет
• Навыки обслуживания клиентов
• Навыки принятия решений
• Межличностные навыки
• Навык работы в команде
• Организационные навыки
• Навыки письма
• Общение (устное и письменное)
• Тайм-менеджмент
• Внимание к деталям
• Координация офиса
• Видео-конференция
• Решение проблем
• Бухучет, ведение учета, делопроизводство
• Координация мероприятия
• Управление календарем
• Планирование встречи
• Организация поездок
• Управление электронной почтой
• Ввод данных
• Навыки MS Office
• Microsoft Outlook
• Планирование ресурсов предприятия (ERP)
• Управление базами данных
• QuickBooks
• Таблицы
• Отчеты о расходах
• Навыки работы с компьютером

 

Эти навыки наиболее востребованы для административных помощников, офисных помощников и офисных администраторов.  Но это не значит, что вы должны скопировать весь список и вставить его в свое резюме. Вместо этого адаптируйте свое резюме к конкретным вакансиям, найдя административные навыки, упомянутые в описании вакансии, и естественным образом вплетите их в свое резюме.

 

Как насчет навыков оргтехники? Офис без оргтехники, как машина без двигателя — никуда не едет. А поскольку работники офисного администрирования проводят больше всего времени в офисе с оргтехникой, вы можете ожидать, что эти навыки пригодятся.

 

Что такое навыки оргтехники? Вот список навыков и оборудования, используемых в офисах:

 

Навыки работы с офисным оборудованием

 

• Стационарный
• Телефонные системы для бизнеса
• Принтеры и копировальные аппараты
• Компьютерное программное обеспечение (MS Office, ERP, Quickbooks, электронные таблицы)
• Компьютерное железо
• Факсы
• Измельчители
• Почтовое оборудование
• Оборудование конференц-зала
• Складское оборудование

 

Найдите другие отличные навыки, которые можно включить в свое резюме, в этих руководствах:

• Навыки трудоустройства
• Маркетинговые навыки
• Концептуальные навыки
• ИТ-навыки
• Переносимые навыки
• Лидерские качества
• Навыки управления
• Технические навыки
• Навыки управления проектами
• Разница между мягкими навыками и жесткими навыками
• Основной список личных навыков для включения в резюме

 

 

Как вы описываете административные навыки в резюме?

Как только в офисе вас узнают как «административное лицо», от вас ожидают решения любой проблемы в офисе.  Это справедливо? Не совсем так, но поскольку это ожидание, вам нужно ваше резюме, чтобы показать, что у вас есть административные навыки, чтобы справиться со всем, что вам подбросит босс:

 

1. Внимательно прочитайте объявление о вакансии и укажите, какие административные навыки им нужны.
2. Составьте список всех административных навыков, которые у вас есть. Вы можете обратиться к списку выше, чтобы получить идеи.
3. Сравните навыки из описания работы и вашего личного списка навыков. Навыки, которые пересекаются, являются идеальными ключевыми словами для вашего резюме.
4. Привлеките внимание к своим административным навыкам, разместив их в отдельном разделе своего резюме.
5. Включите свои навыки в свое резюме, как в раздел опыта работы, так и в профиль резюме, предоставив примеры их в действии.
6. Упомяните как soft skills, так и hard skills, чтобы выглядеть всесторонне.
7. Постарайтесь не лгать в своем резюме, оно аукнется.
8. Перечислите до 10 и сосредоточьтесь на навыках, в которых вы лучше всего разбираетесь.  В идеале, навыки, которые вы можете подкрепить соответствующим опытом работы.

 

Имейте в виду, что менеджер по найму, скорее всего, попросит вас более подробно рассказать о том, что вы указали в своем резюме, поэтому будьте готовы защищать свои навыки администратора.

 

Теперь посмотрим, что представляют собой эти навыки в реальной жизни на примере административных навыков в резюме:

 

Образец шаблона резюме административного помощника

 

Эрика Фриман

[email protected]

872-291-2758

Хьюстон, Техас

 

Профессиональное резюме

 

Очень гибкий административный помощник с опытом работы в офис-менеджере от 3-х лет. Ищу должность помощника руководителя в Hill Group, чтобы устранить административные барьеры и увеличить производительность офиса в геометрической прогрессии. В рекордно короткие сроки организовал выездное мероприятие для всей компании и договорился с предыдущими работодателями о снижении расходов на канцелярские товары на сумму более 7500 долларов.

 

Опыт работы

 

административный помощник

Мерфи Инк, Орландо, Флорида

Сентябрь 2018 г. – июнь 2020 г.

• Ежедневно разрабатывал подробные планы совещаний для более 20 сотрудников.
• Своевременно и без ошибок подготавливал и подавал банковские тратты и депозиты в финансовый отдел.
• Выполнял канцелярские обязанности, включая ответы на срочные электронные письма, подготовку документов и создание убедительных презентаций.
• Предоставление оперативного обслуживания клиентов по вопросам изменения членства, отмены, замораживания и обновления.

Ключевое достижение:

• Менее чем за две недели организовал общекорпоративное выездное мероприятие на выходных с обучением и мотивационными спикерами.

 

Офисный помощник

Kunz and Sons LLC, Даллас, Техас

июль 2017 г. – июль 2018 г.

• Отслеживание 25+ телефонных звонков в день, решение проблем и направление звонков в соответствующие отделы.
• Управлял расписанием 5+ комнат, координируя встречи и мероприятия.
• Отслеживание целей команды, чтобы помочь в достижении ключевых результатов и помощи там, где это необходимо.
• Сотрудничал с более чем 30 сторонними поставщиками для обслуживания и обслуживания офисного оборудования, замены оборудования по мере необходимости.

Ключевое достижение:

• Заключил контракт на офисное оборудование, что позволило компании ежегодно экономить 7500 долларов.

 

Образование

 

Средняя школа Букера Т. Вашингтона, Даллас, Техас

Выпуск: май 2017 г.

 

Навыки

 

• Умение управлять базами данных, координировать мероприятия и организовывать поездки
• Опыт работы с ERP, MS Office, QuickBooks.

 

Языки

 

• Французский (продвинутый)

 

Дипломы и сертификаты

 

• Диплом административного помощника (Pitman Training)
• Сертификат специалиста Microsoft Office (MOS)

 

 

Вот краткий обзор того, как написать все основные части резюме:

• Выясните, какой тип резюме лучше всего подходит для вас.  Если вы уже разбираетесь в офисе, формат резюме в обратном хронологическом порядке прольет свет на ваш опыт работы. Если вы впервые работаете в офисной администрации, рассмотрите шаблон комбинированного резюме, чтобы у вас было больше места для ваших административных навыков.
• Улучшите свое резюме, поместив краткое введение резюме под заголовком, чтобы оно действовало как презентация в лифте. Напишите краткое резюме, если у вас есть опыт работы более 2 лет. В противном случае создайте цель резюме, которая подчеркивает то, что вы предлагаете.
• Создайте впечатляющий раздел резюме с опытом работы, написав 5-6 пунктов, в которых подробно описываются ваши самые большие достижения. Начните с глаголов действия возобновления каждой пули, таких как управляемый, скоординированный, организованный, созданный и т. д.
• Если вы пишете резюме для своей первой работы, вы хотите включить любой опыт работы, который у вас есть, будь то стажировка или подработка.
• Не забудьте включить образовательный раздел.  Вы должны указать свое высшее образование в своем резюме только в том случае, если это высшее образование, которое вы получили. В противном случае включите свой колледж в раздел «Образование».
• Поместите любые профессиональные сертификаты и лицензии в отдельный раздел, чтобы они могли появиться.
• Выделите свое резюме с помощью необязательных разделов резюме: языковой раздел, раздел наград, внештатная работа, проекты, хобби и интересы.

5 административных навыков, которые нельзя сымитировать

На первый взгляд может показаться, что найти сотрудника для административной работы очень просто, однако это далеко не так. Если вы занимаетесь подбором руководящего персонала, вы наверняка не испытываете проблем с привлечением кандидатов. Тем не менее, многие из них лгут о наличии административных навыков, и распознать такую ложь довольно сложно. И снова мы вынуждены говорить о том, что качество куда важнее количества. Сегодня мы рассмотрим качества, о которых необходимо спрашивать соискателей, претендующих на руководящую должность, а также способы узнать, соответствуют ли их утверждения действительности. Помните, что сотрудники с идеальными административными навыками — это большая редкость, и старайтесь удерживать их рядом с собой как можно дольше.

Навык №1. Внимание к деталям

Почему это важно: Не забывайте, что административные ошибки стоят очень дорого. Если человек пишет неграмотно — это одно, но, если он постоянно отправляет сообщения не тем клиентам, вводит неверные цифры в отчеты, которые потом отправляются членам совета директоров, или неправильно заполняет важные документы, это совсем другое. Многие кандидаты утверждают, что проявляют пристальное внимание к деталям, однако слова ничего не значат. Если вы занимаетесь подбором руководителей, которым приходится работать с большими объемами информации, не стоит безоговорочно верить всему, что вам говорят.

На что следует обратить внимание: Чтобы определить, действительно ли кандидат внимателен к деталям, прежде всего обратитесь к его заявке и любой переписке, которую вы с ним вели. Можете ли вы найти глупые ошибки в его резюме и письмах? Беседуя с кандидатом, записывайте даты, которые он упоминает, чтобы потом сверить их с данными из резюме или профиля на LinkedIn. Внимательный к деталям человек обязательно позаботится о том, чтобы в информации, которую он сообщает, не было никаких расхождений. 

Навык №2. Организованность

Почему это важно: Бенджамин Франклин как-то сказал, что минута, потраченная на организацию деятельности, экономит целый час. Вне всякого сомнения, организованность — это важное качество для руководителя. Вы бы доверили сложное и срочное дело человеку, у которого на столе высятся неаккуратные кипы бумаг, стоят чашки с недопитым кофе и лежат скомканные предметы гардероба? Скорее всего, нет. Руководитель обязан быть организованным во всем. Без этого качества он неизбежно будет совершать непоправимые ошибки.

На что следует обратить внимание: Спросите кандидата, доводилось ли ему когда-нибудь придумывать новые/лучшие способы выполнения задач — например, хранения документов или составления отчетов. Если кандидат гордится своей работой, это хороший знак. Скорее всего, он хорошо организован и может без замедления рассказать о своих предыдущих достижениях. Люди, склонные к самоорганизации, всегда ищут способ сделать что-либо лучше и эффективнее. Либо это качество есть, либо его нет.

Навык №3. Умение разговаривать по телефону

Почему это важно: Вне всяких сомнений, каждый руководитель должен уметь вести телефонную беседу. Многие кандидаты заверяют, что телефонные разговоры для них не проблема, при этом забывая о ситуациях, в которых все идет не по плану, когда приходится принимать звонки от разъяренных клиентов один за другим, ставить их в режим ожидания или перенаправлять в другие отделы, пытаясь параллельно определить суть проблемы и разработать способы решения. Это далеко не так просто, как кажется!

На что следует обратить внимание: Остерегайтесь кандидатов, которые часто не отвечают на телефонные звонки. Если вы уже назначили встречу, спросите себя, доводилось ли вам говорить с кандидатом. Быть может, вы звонили ему, чтобы сообщить о дате и месте встречи, но звонок не был принят, и сообщение ушло в голосовую или электронную почту? Перезвонил ли он потом или просто ответил на сообщение текстом? Если подобные ситуации случались несколько раз, стоит насторожиться. Возможно, кандидат вовсе не так хорош в телефонных переговорах. Если вам удалось назначить собеседование по телефону, обратите внимание на то, как ведет себя кандидат. Часто ли он перебивает? Дает ли закончить вопрос прежде, чем начинает на него отвечать? Насколько уверенно он говорит? Умение вести диалог по телефону напрямую влияет на качество обслуживания клиентов. Убедитесь в том, что потенциальный сотрудник способен справляться с давлением.

Навык №4. Инициативность

Почему это важно: Наверняка вы знаете, что в некоторых компаниях новых руководителей просто некому обучать. Мир неидеален, поэтому вместо процесса адаптации сотрудник, призванный выполнять роль руководителя, просто отправляется работать над одним из существующих проектов. Что происходит потом? Он может прийти и попросить себе новое задание, может найти его сам, а может просто тихо сидеть за столом и ждать, пока кто-нибудь не спросит, как у него дела. Вам нужен человек, готовый проявлять инициативу, способный работать без детальных указаний, но при этом не желающий перекраивать все на свой лад.

На что следует обратить внимание: Попросите кандидата описать свой стиль управления на прежних местах работы. Как ему нравится работать — в одиночку или в команде? Нуждается ли он в тесном контакте с вышестоящим руководством или предпочитает ограничиваться периодическими проверками? Уточните, каким образом следует им управлять. Некоторым людям требуются конкретные пошаговые разъяснения, а некоторые предпочитают пользоваться свободой, двигаясь в своем собственном направлении и учитывая интересы организации.

Навык №5. Сосредоточенность

Почему это важно: Давайте взглянем правде в глаза. Административные задачи далеко не всегда интересны и увлекательны.  В некоторых случаях руководителям приходится просто обновлять базы данных, копируя нужные строки из Excel в другие программы. Вам нужен кандидат, готовый к рутине и монотонному труду, потому что при выполнении подобного рода задач потеря концентрации обычно ведет к ошибкам. Вы понимаете, к чему я клоню?

На что следует обратить внимание: Если кандидату предстоит тяжелая монотонная работа, дайте ему это понять. Недопониманий быть не должно. Не стоит приукрашивать действительность в попытке продать непривлекательную должность. Если кандидату придется копировать файлы по 8 часов в день, скажите об этом прямо. По его реакции вы немедленно поймете, хочет ли он этим заниматься или просто готов с этим мириться. В случае необходимости прямо спросите, что он думает о такой работе. Возможно, кое-кто немедленно приведет примеры из своего опыта, рассказав о занятиях, требовавших аналогичного уровня концентрации, а кое-кто задаст вопрос о других вакансиях, и вы сможете тут же сделать свой выбор.

Первая публикация: 22.07.2019

Определение и более 50 примеров для резюме

Если вы хотите увидеть фокус, посмотрите, как способные сотрудники могут стать беспомощными, когда офисный администратор уходит в двухнедельный отпуск. Внезапно клиенты гневно ждут документов, авансовые отчеты накапливаются, коммуникация обрывается.

 

Административные навыки необходимы для хорошего управления офисом. Но что именно является наиболее важными административными навыками? И как их можно поставить в резюме, чтобы устроиться на работу в любую контору?

 

Через секунду мы покажем вам примеры административных навыков, но… Возможно, вы могли бы получить преимущество в конкурентной борьбе —

 

Хотите сэкономить время и подготовить свое резюме через 5 минут? Попробуйте наш конструктор резюме. Он быстрый и простой в использовании. Кроме того, вы получите готовый контент для добавления одним щелчком мыши. Посмотрите более 20 шаблонов резюме и создайте свое резюме здесь .

Создайте свое резюме сейчас

 

Используйте этот шаблон резюме

Образец резюме, составленный нашим строителем — Посмотреть больше образцов резюме здесь .

Один из наших пользователей, Никос, сказал следующее:

 

[Я использовал] хороший шаблон, который нашел на Zety. Мое резюме теперь одна страница длинной, а не три . С теми же вещами.

 

Узнайте все, что вам нужно знать о резюме для вашей работы:

 

• Образец резюме административного помощника
• Административный помощник Описание работы для резюме
• Административный координатор резюме образец
• Административный помощник административного управления начального уровня
• исполнительного помощника резюме образец
• Офисный помощник резюме.
• Офис -менеджер резюме пример
• Официальный клерк пример Resume
• Официальный администратор администратор.
• Образец резюме секретаря
• Образец резюме администратора
• Образец резюме делопроизводителя
• Ассистент по бухгалтерскому ассистенту. Образец резюме
• Пример приема приема резюме
• Образец резюме с примером резюме
• Образец резюме бухгалтера
• Пример примера для ввода данных
• . Пример примера для примера
  04 9004. Вакансии

 

Что такое административные навыки?

 

Административные навыки — это навыки, которые повышают производительность офиса за счет объединения трудоемких административных задач в одной роли. Наиболее распространенные навыки включают в себя ведение проектов, организацию поездок, планирование встреч и подачу отчетов о расходах.

 

Но каким образом вспомогательные административные должности могут так резко повысить производительность офиса?

 

Какие навыки отличают первоклассного офисного администратора от обычного офисного помощника?

 

Давайте более конкретно обсудим, что означают административные навыки.

 

Административные навыки для резюме — примеры

 

Каковы примеры административных навыков?

 

Административные навыки сложно выразить на бумаге.

 

Почему? Потому что «администрирование» — чрезвычайно широкий термин, он означает любой процесс или действие, связанное с ведением бизнеса.

 

Любой бизнес-процесс или деятельность? Для создания списка этих навыков потребуется электронная таблица Excel с достаточным количеством строк, чтобы ваш офисный компьютер вышел из строя.

 

Но вам не нужно перечислять в резюме все административные навыки — на самом деле, вы и не должны. Некоторые навыки администратора важнее других.

 

Вот список наиболее востребованных административных навыков:

• Бухгалтерский учет
• Навыки обслуживания клиентов
• Навыки принятия решений
• Навыки межличностного общения
• Навыки команды
• Организационные навыки
• Навыки письма
• Коммуникация (устная и письменная)
• Управление временем
• ВНИМАНИЕ ДЛЯ ДЕТАНИЯ
• Проблема
• 9005
• Ведение документации
• Координация мероприятий
• Календарное управление
• Планирование собраний
• Организация командировок
• Email management
• Data entry
• MS Office skills
• Microsoft Outlook
• Enterprise Resource Planning (ERP)
• Database management
• QuickBooks
• Spreadsheets
• Expense reports
• Computer skills

 

Those skills наиболее востребованы для административных помощников, офисных помощников и офисных администраторов. Но это не значит, что вы должны скопировать весь список и вставить его в свое резюме. Вместо этого адаптируйте свое резюме к конкретным вакансиям, найдя административные навыки, упомянутые в описании вакансии, и естественным образом вплетите их в свое резюме.

 

Как насчет навыков работы с оргтехникой? Офис без оргтехники, как машина без двигателя, никуда не денется. А поскольку работники офисного администрирования проводят больше всего времени в офисе с оргтехникой, вы можете ожидать, что эти навыки пригодятся.

 

Что такое навыки работы с офисным оборудованием? Вот список навыков и оборудования, используемых в офисах:

 

Навыки по работе с офисным оборудованием

• Стационарные
• Бизнес -телефонные системы
• Принтеры и фотокопиер
• Компьютерное программное обеспечение (MS OFFIC
• Складское оборудование

 

Найдите другие отличные навыки, которые можно включить в свое резюме в этих руководствах:

• Навыки трудоустройства
• Маркетинговые навыки
• Концептуальные навыки
• ИТ навыки
• Трансферные навыки
• Лидерские навыки
• Навыки управления
• Технические навыки
• Управление проектами
• добавить резюме

 

Конструктор резюме Zety создаст сотни офисных и административных навыков, предложит пункты, цели резюме и достижения. Как раз то, что ищет рекрутер.

 

Создайте мое резюме сейчас

Создайте резюме с разделом о совершенных навыках, используя конструктор резюме Zety сейчас.

 

Как вы описываете административные навыки в резюме?

После того, как в офисе вас узнают как «административное лицо», вы должны будете решить любую проблему в офисе. Это справедливо? Не совсем так, но поскольку это ожидание, вам нужно ваше резюме, чтобы показать, что у вас есть административные навыки, чтобы справиться со всем, что вам подбросит босс:

 

1. Внимательно прочитайте объявление о вакансии и укажите, какие административные навыки им нужны.
2. Составьте список всех ваших административных навыков. Вы можете обратиться к списку выше, чтобы получить идеи.
3. Сравните навыки из описания работы и вашего личного списка навыков. Перекрывающиеся навыки — идеальные ключевые слова для вашего резюме.
4. Привлеките внимание к своим административным навыкам, указав их в отдельном разделе своего резюме.
5. Включите свои навыки в свое резюме, как в раздел опыта работы, так и в профиль резюме, предоставив примеры их в действии.
6. Упомяните как социальные навыки, так и сложные навыки, чтобы вы выглядели всесторонне развитыми.
7. Не лгите в своем резюме, иначе оно аукнется.
8. Перечислите до 10 и сосредоточьтесь на навыках, в которых вы лучше всего разбираетесь. В идеале, навыки, которые вы можете подкрепить соответствующим опытом работы.

 

Имейте в виду, что менеджер по найму, скорее всего, попросит вас более подробно рассказать о том, что вы указали в своем резюме, поэтому будьте готовы защитить свои навыки администратора.

 

Теперь давайте посмотрим, что это за навыки в реальной жизни на примере административных навыков в резюме:

 

Образец шаблона резюме помощника администратора

 

Эрика Фриман

erica.0.mail.

872-291-2758

Хьюстон, Техас

 

Профессиональное резюме

 

Очень гибкий административный помощник с более чем 3-летним опытом работы в офисе. Ищу должность помощника руководителя в Hill Group, чтобы устранить административные барьеры и увеличить производительность офиса в геометрической прогрессии. В рекордно короткие сроки организовал выездное мероприятие для всей компании и договорился с предыдущими работодателями о снижении расходов на канцелярские товары на сумму более 7500 долларов.

Опыт работы

Административный помощник

Murphy Inc, Orlando, FL

сентябрь 2018 г.-июнь 2020

• , созданные высококачественными планами собраний для 20+ сотрудников на ежедневной основе.
• Своевременно и без ошибок подготавливал и подавал банковские тратты и депозиты в финансовый отдел.
• Выполнял канцелярские обязанности, включая ответы на срочные электронные письма, подготовку документов и создание убедительных презентаций.
• Оперативное обслуживание клиентов по вопросам изменения членства, отмены, приостановки и обновления.

Ключевое достижение:

• Менее чем за две недели организовал общекорпоративное выездное мероприятие с обучением и мотивационными спикерами.

 

Офис-ассистент

Kunz and Sons LLC, Dallas, TX

Июль 2017 – июль 2018 г.

Управлял расписанием 5+ комнат, координируя встречи и мероприятия.

Отслеживание командных целей для помощи в достижении ключевых результатов и помощи там, где это необходимо.

Сотрудничал с более чем 30 сторонними поставщиками для обслуживания и обслуживания офисного оборудования, замены оборудования по мере необходимости.

Ключевое достижение:

• Заключил контракт на приобретение офисного оборудования, что позволило компании ежегодно экономить 7500 долларов.

 

Образование

Booker T. Washington High School, Dallas, TX

Выпускной: май 2017

Навыки

• СКАЗАНСКИЕ Программное обеспечение ERP, MS Office и QuickBooks

 

Языки

 

• Французский (продвинутый)

 

Дипломы и сертификаты

• Административный ассистент административного помощника (Pitman Training)
• Сертификат Microsoft Office Office (MOS)

Вот обзор, как написать все основные части резюме:

• 9999999999 годы. Тип резюме лучше всего подходит для вас. Если вы уже хорошо разбираетесь в офисе, формат резюме в обратном хронологическом порядке прольет свет на ваш опыт работы. Если вы впервые работаете в офисной администрации, рассмотрите шаблон комбинированного резюме, чтобы у вас было больше места для ваших административных навыков.
• Улучшите свое резюме, поместив краткое введение под заголовком, чтобы оно действовало как рекламная презентация. Напишите краткое резюме, если у вас есть опыт работы более 2 лет. В противном случае создайте цель резюме, которая подчеркивает то, что вы предлагаете.
• Создайте впечатляющий раздел резюме с опытом работы, написав 5-6 пунктов, в которых подробно описываются ваши самые большие достижения. Начните каждый глагол действия резюме пули, например , управляемый, скоординированный, организованный, созданный, и т. д.
• Если вы пишете резюме для своей первой работы, вы хотите включить любой опыт работы, который у вас есть, будь то стажировка или подработка.
• Не забудьте включить образовательный раздел. Вы должны указать свою среднюю школу в своем резюме только в том случае, если это высшее образование, которое вы получили. В противном случае включите свой колледж в раздел «Образование».
• Поместите любые профессиональные сертификаты и лицензии в отдельный раздел, чтобы они могли быть видны.
• Выделите свое резюме с помощью необязательных разделов резюме: языковой раздел, раздел наград, внештатная работа, проекты, хобби и интересы.

Подробнее:  Как составить резюме

Затем приложите административное сопроводительное письмо к своему резюме, потому что если вы этого не сделаете, это может серьезно снизить ваши шансы. Чтобы получить полное руководство по сопроводительным письмам, прочитайте, как написать сопроводительное письмо.

 

Кроме того, отличное сопроводительное письмо, соответствующее вашему резюме, даст вам преимущество перед другими кандидатами. Вы можете написать это в нашем 9Конструктор сопроводительного письма 0015 здесь.  Вот как это может выглядеть:

 

Создайте сопроводительное письмо сейчас

См. дополнительные шаблоны сопроводительного письма и начните писать.

Спасибо за внимание! Теперь я хотел бы услышать от вас. Какие административные навыки вы считаете наиболее важными? Есть ли у вас интересные истории о плохо организованных офисах, в которых вы работали? Давайте обсудим в разделе комментариев ниже.

6 административных навыков, которые помогут вам в карьере

Административные навыки включают как физические, так и социальные навыки, которыми обладают лица, занимающие административные должности. В конечном счете, административные навыки связаны с ведением бизнеса и повышением производительности офиса. Они включают в себя коммуникативные и организационные навыки, а также навыки управления проектами, навыки бухгалтерского учета и навыки управления временем.

Административные навыки важны для следующих ролей:

• Офис-менеджеры
• Секретари
• Помощники руководителей
• Офисные помощники
• Те, кто занимает административные и административные должности

Примеры административных навыков

В зависимости от каждого бизнеса лица, занимающие административные должности, будут иметь различный набор административных навыков. Например, для некоторых отраслей и предприятий потребуются навыки работы с определенной программной платформой, в то время как для других может потребоваться опыт планирования и координации мероприятий.

Однако есть несколько общих умений, применимых практически к любой должности. Вот несколько примеров административных навыков, которые обычно встречаются в описании любой административной должности, и которые помогут вам получить общее представление об общих навыках, необходимых для этих ролей.

1. Сильные организаторские способности

Административные и организаторские навыки идут рука об руку. Те, кто занимает административные должности, не только справляются с конкурирующими приоритетами, выполняя многозадачные задачи в зачастую быстро меняющейся среде, но и часто помогают своим менеджерам совмещать их графики.

Некоторые распространенные примеры организационных навыков:

• Организация и ведение записей, файлов и баз данных
• Планирование встреч и ведение календарей
• Создание заметок и расшифровка записанных под диктовку
• Создание шаблонов электронной почты
• Организация командировок
• Организация
• Управление офисным оборудованием и инвентарем
• Перспективное планирование

2. Коммуникативные навыки 

Навыки письменного и устного общения являются очень важными административными навыками. Поскольку лицам, занимающим административные должности, обычно необходимо общаться с большим кругом людей, они также знают, как эффективно общаться с различными заинтересованными сторонами. Например, общение с их менеджером требует другого стиля, чем общение с клиентами.

Делегирование задач также является неотъемлемым коммуникативным навыком, как и способность передавать сложную информацию.

Примеры навыков административного общения включают:

• Усвоение и распространение информации практичным и понятным способом 
• Способность эффективно общаться с широким кругом людей различными способами
• Разъяснение сложной информации, как письменной, так и устной 

3. Работа в команде и навыки межличностного общения 

Командная работа и навыки межличностного общения жизненно важны для бизнеса, особенно для административных должностей. Эти навыки объединяют навыки людей для достижения бизнес-целей.

Это предполагает эффективное взаимодействие и работу с широким кругом коллег разного уровня в разных отделах, а также с клиентами и заказчиками.

Вот несколько примеров командной работы и навыков межличностного общения: 

• Способность строить прочные отношения сотрудничества с коллегами
• Адаптивность и действовать как командный игрок, а не в одиночку
• Практика эмпатии и хорошее общение
• Учет более широких бизнес-целей и задач при работе над задачами
• Получение и предоставление конструктивной обратной связи 

4.

Навыки обслуживания клиентов

Административные роли, работающие с клиентами, требуют определенного набора навыков, включая способность общаться с внешними клиентами, решать их проблемы, демонстрировать понимание и, в конечном итоге, обеспечивать полное удовлетворение клиентов.

Примеры навыков, связанных с обслуживанием клиентов, включают: 

• Жалобы и решение проблем
• Повышение лояльности клиентов 
• Определение ожиданий клиентов
• Взаимодействие между ключевыми коллегами и клиентами

5. Навыки решения проблем

Навыки решения проблем относятся к способности человека успешно управлять и находить решения в сложных и неожиданных ситуациях.

Эти навыки представляют собой сочетание навыков аналитического, творческого и критического мышления, а также высокого уровня внимания к деталям. Помимо решения проблем, лица, выполняющие административные функции, могут определить факторы, вызвавшие проблему, и внести изменения для смягчения будущих проблем.

Вот некоторые ключевые навыки решения проблем для административных ролей: 

• Способность выявлять проблемы и находить наилучшее решение
• Придумывать творческие решения проблем
• Уверенность в принятии решений
• Хорошо общаться при возникновении проблем

6. Навыки в области технологий и программного обеспечения

Технологические навыки не подлежат обсуждению в административных ролях, поскольку офисная работа сосредоточена на использовании компьютеров и программного обеспечения для выполнения задач.

Например, некоторые административные роли занимаются сопоставлением квитанций офиса и командировочных расходов, участвуют в процессах расчета заработной платы, а также создают и поддерживают финансовые отчеты и электронные таблицы. Те, кто выполняет административные функции, часто отвечают за бухгалтерские и бухгалтерские задачи, которые также требуют навыков работы с программным обеспечением для бухгалтерского учета и учета расходов.

Некоторые распространенные навыки работы с технологиями и программным обеспечением включают: 

• Владение продуктами Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint)
• Возможность использования большого количества почтовых клиентов (Outlook, Gmail)
• Управление базами данных
• Использование программного обеспечения для бухгалтерского учета
• Использование платформы управления поездками для организации деловых поездок

Как улучшить свои административные навыки

Вышеперечисленное — лишь некоторые из навыков, необходимых для административных должностей. Если вы уже обладаете этими навыками и хотите повысить свою квалификацию, или если раздел навыков в вашем резюме выглядит пустым, пришло время изучить некоторые новые навыки, одновременно совершенствуя те, которые у вас уже есть.

Вот три совета, которые помогут вам улучшить свои административные навыки и обновить свое резюме.

1. Узнайте больше о своей компании и отрасли в целом

Изучение вашей конкретной отрасли и того, какими навыками обладают другие люди, занимающие аналогичные административные должности, — отличное место для начала. Повторное столкновение с общими темами — отличный показатель того, где у вас может быть пробел в навыках.

Вы также можете спросить своего менеджера и/или начальство о более широкой дорожной карте компании, а также о бизнес-целях, чтобы определить дополнительные навыки, которые помогут вам стать настоящим командным игроком.

2. Воспользуйтесь преимуществами программ обучения и развития

Воспользуйтесь внутренними программами обучения и развития вашей компании, чтобы укрепить свои навыки административного профессионала и ускорить свою карьеру. Если возможно, вы также можете спросить свою компанию, могут ли они рассмотреть возможность возмещения расходов на обучение для любых внешних курсов или программ, которые помогут вам в работе.

3. Ищите новые интересные возможности 

Во время совещаний внимательно выслушивайте возможности взять на себя задачи, связанные с межведомственными проектами, или добровольно брать на себя новые задачи для коллег, которые упоминают, что у них слишком много дел.